SharePoint darbplūsmas pārskats
SharePoint darbplūsma var vienkāršot biznesa procesus, izmantojot automatizāciju. Tas palīdz izsekot procedūrām, pārvaldīt resursus un nodot zināšanas. Ir pieejamas iepriekš izveidotas darbplūsmas, piemēram, apstiprināšanas procesi un pieprasījumu pārvaldība. Taču darbplūsmu pielāgošana, izmantojot Power Automate, var palīdzēt organizācijām gūt vēl vairāk no tā.
Lai izveidotu darbplūsmu programmā SharePoint:
- Dodieties uz vietni, kurai vēlaties pievienot darbplūsmu.
- Pārejiet uz vietnes iestatījumu lapu.
- Izvēlnē “Vietnes darbības” atlasiet “Vietnes funkcijas”.
- Noklikšķiniet uz “Izveidot darbplūsmu SharePoint noformētājā”.
SharePoint dizainers ļauj vizuāli pielāgot darbplūsmas aspektus. Sekojiet līdzi apstākļiem, kas sāk darbplūsmu, un uzticiet uzdevumus atbildīgām personām. Lai maksimāli izmantotu automatizācijas sniegtās priekšrocības, izmantojiet Power Automate veidnes, lai vienkāršotu procesus.
Vienkāršojiet darbplūsmu, izmantojot šos SharePoint iestatīšanas padomus!
Darbplūsmas iestatīšana programmā SharePoint
Lai programmā SharePoint iestatītu darbplūsmu ar noteiktiem mērķiem un identificētu procesu un dalībniekiem, jums ir jāveic pareizās darbības. Šajā sadaļā mēs īsi apspriedīsim apakšsadaļas par darbplūsmas mērķu definēšanu, procesa un dalībnieku identificēšanu, darbplūsmas soļu un darbību izstrādi un darbplūsmas veidņu izveidi. Šīs darbības nodrošinās visaptverošu risinājumu darbplūsmas izveidei programmā SharePoint.
Darbplūsmas mērķu noteikšana
Lai nodrošinātu panākumus SharePoint , mērķiem ir jābūt skaidri definētiem. Mērķiem jābūt reālistiskiem un jākoncentrējas uz organizācijas vajadzībām. Laicīgi iesaistiet galalietotājus KPI vai citu veiksmes pasākumu noteikšanā. Turklāt drošība un drošība jāņem vērā.
Pro padoms: Nodrošiniet, lai visas ieinteresētās puses būtu iesaistītas mērķu noteikšanā, lai iegūtu dalības maksu un ļautu visiem sekot līdzi. Spice up darbplūsmas detektīvs darbs ar SharePoint !
Procesa un dalībnieku identificēšana
Identificējiet procesu un dalībniekus, lai jūsu darbplūsma pakalpojumā SharePoint darbotos nevainojami. Nosakiet nepieciešamās darbības un to, kas būs katra posma dalībnieks. Laba saziņa ar visiem iesaistītajiem uzlabos procesu, samazinās kļūdas un radīs atbildību.
Galvenie soļi, lai to sasniegtu:
- Piešķiriet lomas un pienākumus.
- Iesaistiet ieinteresētās personas, lai ikviens zinātu savus uzdevumus un varētu sniegt savu ieguldījumu.
- Izveidojiet sistēmu, lai izsekotu pagrieziena punktiem un novērtētu progresu.
Regulāri pārskatiet darbplūsmu. Apstipriniet procesu un meklējiet uzlabošanas iespējas. Uzraudzītāju pārskati liecina par caurskatāmību starp darbiniekiem.
Priekš panākumi:
- Identificēt process un dalībnieki
- Piešķiriet lomas un pienākumi
- Izsekojiet atskaites punktus un iesaistīt ieinteresētās personas procesu izveidē un pārskatīšanā
Iegūstiet perfektu darbību secību, izmantojot soli pa solim sniegto ceļvedi.
Darbplūsmas soļu un darbību izstrāde
Veidojot darbplūsmu, definēt mērķi un noteikt vēlamo rezultātu . Pēc tam nosakiet atsevišķus uzdevumus un to, kurš par tiem būs atbildīgs. Katrā darbībā izklāstiet apstiprinājumus, pārskatus un paziņojumus. Veidojiet un pārbaudiet darbplūsmu .
Paturiet to prātā resursi, termiņi un riski tas viss ietekmē dizainu. Mēs palīdzējām klientam ar neefektīviem manuālajiem procesiem grāmatvedības nodaļā, izveidojot viņu vajadzībām pielāgotas darbplūsmas. Tas ietaupīja laiku un naudu, palielinot precizitāti katrā posmā, tādējādi ietaupot tūkstošiem dolāru gadā! Tātad, ķersimies pie organizēšanas — ir pienācis laiks kļūt par darbplūsmas vedni!
Darbplūsmas veidņu izveide
Darbplūsmas veidņu izveide ir jāzina katram SharePoint administratoram. Tas automatizē procesus, ietaupot laiku un palielinot efektivitāti. Tālāk ir norādīts, kā rīkoties.
rediģējams kalendārs 2023 -24
- Dodieties uz Vietnes darbības> Vietnes iestatījumi> Vietnes veidnes.
- Noklikšķiniet uz Izveidot no esošās vietnes veidnes un atlasiet Darbplūsmas process.
- Ievadiet tādu informāciju kā nosaukums, apraksts un grupas nosaukums. Pēc tam noklikšķiniet uz Labi.
- Pielāgojiet veidni, pievienojot nosacījumus vai darbības.
- Publicējiet veidni un izmantojiet to vairākās vietnēs.
Ņemiet vērā, ka, lai izveidotu darbplūsmas veidni, ir nepieciešama tehniska izpratne par SharePoint Designer vai Visual Studio . Taču ir daudz tiešsaistes resursu ar detalizētiem norādījumiem.
SharePoint ir arī lieliska funkcija, ko lietotāji var izmantot izsekot dokumentu izmaiņām . Kad apstiprinātā bibliotēkā vai sarakstā tiek saglabāta jauna faila versija, a Darbplūsmas veidnes e-pasta paziņojums par atjauninājumu tiek nosūtīts atlasītajiem lietotājiem.
2013. gadā Microsoft padarīja vēl vienkāršāku automatizētu procesu ieviešanu ar Atkārtoti lietojamas darbplūsmas . Tas padara darbplūsmas veidņu izveidi mērogojamāku un samazina administratoru uzdevumus.
Darbplūsmas sākšana programmā SharePoint ir kā automatizētu uzdevumu palaišana ar labi ieeļļotu mašīnu!
Darbplūsmas sākšana pakalpojumā SharePoint
Lai programmā SharePoint sāktu darbplūsmu ar palaišanas, pārraudzības un progresa izsekošanas apakšsadaļām, kā arī izņēmumu un kļūdu apstrādi, veiciet šīs darbības. Vispirms palaidiet darbplūsmu, izmantojot SharePoint izvēlnes opcijas. Pēc palaišanas sekojiet līdzi progresam, izmantojot uzraudzības un izsekošanas funkciju. Visbeidzot, esiet gatavs rīkoties ar izņēmumiem vai kļūdām, kas var rasties procesa laikā.
Darbplūsmas palaišana
Darbplūsmas palaišana programmā SharePoint ir vienkāršs veids, kā automatizēt garlaicīgus uzdevumus! Šeit ir 5 vienkārši soļi, lai sāktu darbu:
- Atveriet SharePoint vietni, kurā jāpalaiž darbplūsma
- Dodieties uz sarakstu vai bibliotēku, kurā ir apstrādājamie dokumenti
- Lentes izvēlnē noklikšķiniet uz “Darbplūsma” un pēc tam uz “Pievienot darbplūsmu”
- Izvēlieties veidni, pielāgojiet to un konfigurējiet to atbilstoši savām vajadzībām
- Pārskatiet iestatījumus un, kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz 'Pabeigt'.
SharePoint izceļas ar spēju pielāgot darbplūsmas, lai tās atbilstu unikālām biznesa prasībām! Turklāt lietotāji, kas nav tehniski, var viegli palaist darbplūsmas ar lietotājam draudzīgām funkcijām.
Darbplūsmu ieviešana programmā SharePoint ir radīja revolūciju uzņēmumu darbībā . Šai integrācijai ir pilnvarotas organizācijas pārņemt kontroli procesus, tādējādi nodrošinot labāku produktivitāti un lielāku peļņu. Uzdevumu automatizēšana arī ļauj darbiniekiem koncentrēties uz biznesa pamatfunkcijām, tādējādi nodrošinot labākus rezultātus. Darbplūsmas progresa ignorēšana ir kā braukšana ar aizsietām acīm — tā ir katastrofas recepte!
Darbplūsmas progresa uzraudzība un izsekošana
Ir svarīgi rūpīgi sekot līdzi SharePoint darbplūsmai lai pārliecinātos, ka viss norit gludi. Neļaujiet uzdevumiem vai termiņiem paslīdēt un palēnināt procesu. Izmēģiniet šos padomus, lai pārraudzītu un izsekotu darbplūsmas progresu:
- Saņemiet e-pasta paziņojumus, kad uzdevumi ir doti vai pabeigti.
- Apskatiet darbplūsmas uzdevumu sarakstu, lai uzzinātu piešķirtos uzdevumus un to statusus.
- Pielāgojiet skatus pakalpojumā SharePoint, lai sekotu līdzi uzdevumiem, izmantojot filtrus.
- Izveidojiet informācijas paneli ar KPI, piemēram, pabeigšanas līmeni, kavējuma līmeni utt.
- Eksportējiet datus no SharePoint sarakstiem CSV formātā turpmākai analīzei.
Turklāt pārbaudiet darbplūsmas vēsturi, lai saprastu, kā katra kustība ietekmē procesu. Izmantojot reāllaika uzraudzību, varat ātri pamanīt problēmas vai šķēršļus. Ņemiet vērā šos padomus, uzsākot jaunu darbplūsmu pakalpojumā SharePoint.
Ir ziņots, ka Microsoft SharePoint izmanto lielākā daļa uzņēmumu Amerikā . Darbplūsmas problēmas var būt šķērslis, taču jūs varat tās pārvarēt, pareizi rīkojoties!
Darbplūsmas izņēmumu un kļūdu apstrāde
Ja rodas darbplūsmas izņēmumi un kļūdas, ātras un stratēģiskas metodes ir būtiskas procesa efektivitātei. Šeit ir a 6 pakāpju ceļvedis to pārvaldībai :
- Pārbaudiet darbplūsmas statusa pārskatus, lai noteiktu problēmas avotu.
- Apturiet darbplūsmu, ja ir jāveic nepieciešamās izmaiņas.
- Rediģējiet darbplūsmu, lai novērstu visas problēmas.
- Restartējiet grozīto darbplūsmu, lai redzētu, vai tā darbojas nevainojami.
- Pārbaudiet tikko ģenerētos žurnālus, ja joprojām pastāv problēmas.
- Ja nekas cits nedarbojas, meklējiet palīdzību IT atbalsta komandai vai apsveriet iespēju atgriezties pie iepriekšējās darbplūsmas versijas.
Pat daži izņēmumi vai kļūdas laika gaitā var uzkrāties un izraisīt aizkavēšanos. Tātad katras problēmas detalizēta izpratne ir būtiska to samazināšanai.
Microsoft komandas pirms dažiem gadiem saskārās ar problēmām savās darbplūsmās. Laika gaitā viņi kā avotu identificēja nepareizus pavedienus. Viņi izmantoja iepriekšminētajām metodēm līdzīgus paņēmienus un atrisināja problēmu. Izprotot šīs problēmas un ātri rīkojoties, mēs varam ietaupīt laiku un nodrošināt labāku precizitāti.
Vai esat gatavs pielāgot SharePoint darbplūsmas? Uzvelc savu elektrisko uzvalku un ķeries pie biznesa!
Darbplūsmu pielāgošana pakalpojumā SharePoint
Lai ērti pielāgotu darbplūsmas programmā SharePoint, jums ir piemēroti risinājumi, izmantojot vizuālo noformētāju, darbplūsmu paplašināšanu ar SharePoint noformētāju un darbplūsmu integrēšanu ar trešo pušu lietojumprogrammām. Šīs apakšsadaļas palīdzēs jums pielāgot darbplūsmu, sniedzot iespēju paplašināt darbplūsmas un savienot tās ar citām lietojumprogrammām, lai uzlabotu efektivitāti bez jebkādām problēmām.
Vizuālā noformētāja izmantošana darbplūsmas pielāgošanai
SharePoint vizuālais noformētājs ļauj pielāgot darbplūsmas, lai automatizētu biznesa procesus. Tā piedāvā velciet un nometiet funkcijas lai pievienotu darbības, nosacījumus un cilpas. Varat pielāgot standarta darbplūsmas vai pilnībā izveidot savu.
Pielāgošana ļauj uzņēmumiem apmierināt savas unikālās vajadzības. Varat izveidot pielāgotu uzdevuma veidlapu ar InfoPath vai HTML veidlapas , nodrošinot lielāku kontroli pār lietotāja ievadi. Turklāt e-pasta paziņojumi var iestatīt procesa pabeigšanai.
Microsoft arī ļauj integrēt trešo pušu pakalpojumus, piemēram Dropbox vai CRM sistēmas, piemēram, Salesforce izmantojot pielāgotas darbības. SharePoint REST API nodrošina iespēju izstrādāt pielāgotas darbības iegūt datus no ārējiem avotiem.
Pro padoms: Darbplūsmu pielāgošana ir galvenais, lai apmierinātu jūsu biznesa vajadzības un uzlabotu produktivitāti, automatizējot atkārtotus uzdevumus. Noteikti pārbaudiet darbplūsmas izstrādes posmos, lai izvairītos no kļūdām ražošanas vidē.
Uzvelciet apmetni un atbloķējiet lielvaru SharePoint dizainers ‚Äì tas ir jūsu mērķis, lai darbplūsmas paceltu uz nākamo līmeni.
Darbplūsmu paplašināšana, izmantojot SharePoint Designer
Vai pielāgot darbplūsmas pakalpojumā SharePoint? Viegli izdarāms ar SharePoint dizainers ! Šis rīks paplašina iepriekš izveidotās darbplūsmas un ļauj izveidot pielāgotus procesus, kas atbilst jūsu uzņēmumam. Lai mainītu esošās darbplūsmas, vienkārši atveriet programmu un atlasiet to, kuru vēlaties mainīt. Izmantojiet vizuālos vilkšanas un nomešanas rīkus vai koda skatu, lai pievienotu un noņemtu posmus. Pievienojiet arī darbības, piemēram, e-pasta ziņojumus vai uzdevumus, un nosacījumus, kas prasa lietotāja ieguldījumu vai noteiktus rezultātus.
Turklāt, izmantojot SharePoint Designer, varat izveidot pielāgotas darbplūsmas no nulles. Tajā ir iekļautas veidnes tādiem izplatītiem biznesa procesiem kā dokumentu apstiprināšana vai izdevumu atskaites. Pielāgojiet šīs veidnes, lai tās atbilstu jūsu biznesa vajadzībām, un tās automātiski ģenerēs e-pasta ziņojumus un uzdevumu uzdevumus no lietotāja ievades.
Pro padoms: Lai iegūtu papildu padomus un atbalstu darbplūsmu pielāgošanā, skatiet tiešsaistes apmācības un kopienas, kas veltītas SharePoint Designer. Kam vajadzīgi draugi, ja varat vienkārši integrēt savas darbplūsmas ar trešo pušu lietojumprogrammām?!
Darbplūsmu integrēšana ar trešo pušu lietojumprogrammām
Papildus standarta savienotājiem ir lietotnes kas nodrošina bezmaksas vai maksas 'darbplūsmas' lai paplašinātu un automatizētu procesu. Piemēram, DocuSign savienotājs var izmantot, lai automātiski maršrutētu līgumus parakstīšanai starp dažādiem cilvēkiem, izmantojot SharePoint bibliotēkas un sarakstus.
Izvēloties trešās puses lietotne integrācijai? Lietas, kas jāņem vērā: mērogojamība, rentabilitāte un lietošanas vienkāršība. Dod priekšroku vienam ar aktīva ekosistēma un regulāri atjauninājumi .
kā dot vārdu vārdā
Veidot un pārvaldīt darbplūsmas? Tas ir kā ganu kaķus . Izņemot to, ka kaķi patiesībā ir kolēģi ar dažādiem viedokļiem.
Darbplūsmas izstrādes un pārvaldības paraugprakse
Lai nodrošinātu elastību un mērogojamību, ieviesiet drošību un atļaujas, kā arī uzturiet darbplūsmas veiktspēju un optimizāciju, vienlaikus veidojot darbplūsmu programmā SharePoint. Šie ir daži svarīgi apsvērumi, kas jums jāpatur prātā, izstrādājot un pārvaldot darbplūsmas. Šajā sadaļā mēs apspriedīsim darbplūsmas izstrādes un pārvaldības labāko praksi un īsi izpētīsim katras šīs apakšsadaļas priekšrocības.
Elastības un mērogojamības nodrošināšana
Elastīgums un mērogojamība ir galvenie darbplūsmas izstrādē un pārvaldībā. Sistēmām jāspēj pielāgoties darba slodzes, procesu un tehnoloģiju izmaiņām. Moduļu darbplūsmas sadalīt sarežģītos uzdevumus mazākos komponentos, lai tos būtu vieglāk pievienot, noņemt vai pārveidot. Automatizācija ir svarīga arī mērogojamībai. Uz mākoņiem balstīti risinājumi var nodrošināt skaitļošanas resursus pēc pieprasījuma. Lai optimizētu efektivitāti, pārskatiet un pārraugiet veiktspējas rādītājus. Beigās 40% uzņēmumu līdz 2023. gadam būs pieņēmusi RPA programmatūru – uzsverot nepieciešamību pēc automatizācijas darbplūsmas projektēšanā. Atcerieties - labākā drošības sistēma ir tik sarežģīta, ka nevarat atcerēties savu paroli!
Drošības un atļauju ieviešana
Drošība un atļaujas ir svarīgas pareizai darbplūsmu izstrādei un darbībai. Lai aizsargātu informāciju, ir svarīgi iestatīt drošības pasākumus, kas aizsargā sensitīvus datus un aptur nesankcionētu piekļuvi. Tālāk ir norādītas 6 darbības, kas palīdzēs pareizi ieviest drošību un atļaujas.
- Sensitīvo datu atrašanās vieta : sāciet, atrodot visu informāciju, kurai nepieciešama aizsardzība. Tas var ietvert finanšu informāciju vai klientu datus.
- Piekļuves līmeņu noteikšana : izlemiet, kurām lietotāju grupām ir nepieciešama pilnīga kontrole pār noteiktiem datu veidiem un kurām grupām nepieciešama tikai ierobežota piekļuve.
- Atļauju piešķiršana, pamatojoties uz lomām : piešķiriet lomas katrai lietotāju grupai, izlemjot, ko viņi var darīt darbplūsmas sistēmā.
- Paroļu politiku ieviešana : pārliecinieties, vai visiem lietotājiem ir drošas paroles, kas atbilst prasībām, piemēram, burtciparu virknes vai īpašās rakstzīmes.
- Failu koplietošanas noteikumu izstrāde : izveidojiet skaidras vadlīnijas failu kopīgošanai savā organizācijā. Izlemiet, kas var koplietot dokumentu un kā ierobežot failu koplietošanu, pamatojoties uz reģionu, laika joslu utt.
- Darbību žurnālu izmantošana : sekojiet līdzi visām lietotāju veiktajām darbplūsmas darbībām, izmantojot žurnālus vai auditus, lai varētu pārskatīt darbības, ja šķiet, ka kaut kas nav kārtībā vai notiek kaut kas slikts.
Ir svarīgi arī apmācīt komandas dalībniekus par labākajiem drošības protokoliem. Māciet viņiem pamanīt iespējamās problēmas, piemēram, pikšķerēšanas e-pastus, ļaunprātīgas lejupielādes, regulāru paroļu maiņu utt.
Visbeidzot – apstiprināšanas procesiem ir jābūt labi definētiem. Ir svarīgi, lai tiktu ieviestas stingras vadības vadlīnijas, jo apstiprinājumi iet augšup pa ķēdi — tas neļauj kādam, kam ir slikti nodomi, pārkāpt protokolu nepilnību dēļ.
Veicot šīs darbības, uzņēmumi var aizsargāt savus sensitīvos datus un palielināt atbildību. Pat labākais darbplūsmas dizains nevar kompensēt vadītāju, kurš uzskata, ka “mikropārvaldība” ir “efektīvas vadības” sinonīms.
Darbplūsmas veiktspējas uzturēšana un optimizācija.
Lai saglabātu veiktspēju un optimizāciju, regulāri jāveic procesu analīze un uzlabošana . Definējiet un uzraugiet Galvenie veiktspējas rādītāji (KPI) lai atrastu vājās vietas. Var palīdzēt arī automatizācijas rīki un standartizācijas procedūras.
Komunikācija un sadarbība starp komandas locekļiem ir būtiska . Apmācības ir jāveic, lai cilvēki zinātu savas lomas un visas jaunās izmaiņas darbplūsmā. Atsauksmes no klientiem vai klientiem ir jāiekļauj darbplūsmas optimizācijā. Tas palīdz pielāgot darbplūsmas, lai tās labāk apkalpotu.
McKinsey & Company's pētījums liecina, ka darbplūsmu optimizēšana var dot produktivitāte pieaug par 30% .
bieži uzdotie jautājumi
J: Kas ir SharePoint darbplūsma?
A. SharePoint darbplūsma ir virkne automatizētu darbību, kas palīdz racionalizēt biznesa procesus un uzdevumus. Tas parasti ietver dokumentu, uzdevumu vai vienumu pārvietošanu starp lietotājiem vai grupām apstiprināšanai, pārskatīšanai vai rediģēšanai.
J: Kā es varu izveidot darbplūsmu programmā SharePoint?
A: Lai izveidotu darbplūsmu programmā SharePoint, vispirms ir jāidentificē biznesa process vai uzdevums, kuru vēlaties automatizēt. Pēc tam izmantojiet SharePoint Designer vai Microsoft Power Automate, lai izveidotu pielāgotu darbplūsmu, kas atbilst jūsu vajadzībām.
J: Kas ir SharePoint Designer?
A: SharePoint Designer ir bezmaksas Microsoft rīks, kas ļauj pielāgot un izveidot darbplūsmas programmā SharePoint. Tas piedāvā virkni darbību un nosacījumu, kas ļauj izveidot sarežģītas darbplūsmas, kas automatizē jūsu biznesa procesus un uzdevumus.
J: Kas ir Microsoft Power Automate?
A: Microsoft Power Automate ir mākoņa rīks, kas ļauj izveidot automatizētas darbplūsmas starp SharePoint un citām lietojumprogrammām. Tas piedāvā virkni veidņu un savienotāju, kas vienkāršo pielāgotu darbplūsmu izveides procesu.
J: Kā es varu pārbaudīt un atkļūdot savu SharePoint darbplūsmu?
A. Gan SharePoint Designer, gan Microsoft Power Automate piedāvā testēšanas un atkļūdošanas rīkus, kas ļauj palaist darbplūsmas un novērst tās problēmas. Varat arī izmantot SharePoint iebūvēto reģistrēšanas līdzekli, lai izsekotu darbplūsmu statusam un identificētu visas problēmas.
J: Vai ir kāda SharePoint darbplūsmas izveides paraugprakse?
A: Jā, ir jāievēro vairākas paraugprakses, kas jāievēro, veidojot SharePoint darbplūsmu, tostarp skaidru mērķu noteikšanu, aprakstošu nosaukumu izmantošanu darbplūsmas darbībām, kļūdu apstrādes un eskalācijas ceļu iekļaušanu, darbplūsmas testēšanu un uzlabošanu, kā arī visu ieinteresēto personu apmācību nodrošināšanu. par tā izmantošanu un priekšrocībām.
