Kas ir darbplūsma? Darbplūsmas pārvaldības rokasgrāmata iesācējiem

Ja paskatās uz Google sākumlapu, lai uzzinātu, kas ir darbplūsma, pirmais rezultāts ir burtiski vārdnīcas definīcija.

Rūpniecisko, administratīvo vai citu procesu secība, caur kuru darbs pāriet no uzsākšanas līdz pabeigšanai.

Tad jums ir Kissflow definīcija, kas nav skaidrāka:

Uzdevumu secība, kas apstrādā datus noteiktā ceļā no uzsākšanas līdz pabeigšanai.

Un tad ir šī lapa. Un kā mēs definējam darbplūsmu?

kā Wordā noņemt visus lappušu pārtraukumus

Darbplūsma ir veids, kā jūs veicat darbu.

Tagad mēs kaut kur nonākam.

Kas ir darbplūsma?

Darbplūsmas ir virkne darbību, kas jāpabeidz procesā.

Uztveriet to burtiski kā darbu, kas plūst no viena posma uz nākamo neatkarīgi no tā, vai tas notiek ar kolēģa, rīka vai cita procesa palīdzību. Pilnu darbplūsmu varat izpildīt vienatnē (piemēram, emuāra ziņas rakstīšanu, rediģēšanu un publicēšanu), vai arī tajā var būt iesaistītas vairākas personas (piemēram, rēķina izrakstīšana klientam).

Kāpēc darbplūsmas ir svarīgas?

Uzņēmumiem darbplūsmas var kļūt ārkārtīgi sarežģītas.

Padomājiet par sava darbinieka uzņemšanas procesu. Lai pareizi pabeigtu šo procesu, ir jākoordinē vairākas dažādas nodaļas. Papildus jaunā talanta zaudēšanai slikta uzņemšana var izraisīt arī nopietnas atbilstības problēmas.

Tieši šajā līmenī tie ir pareizi jāuzrauga, jāpārvalda un jāoptimizē, lai nodrošinātu, ka tie ir pēc iespējas efektīvāki.

Kāda ir atšķirība starp darbplūsmām un procesiem?

Darbplūsma un process bieži tiek pieradināti aizvietojami. Ņemot vērā, ka tie bieži tiek piegādāti kā saskaņots komplekts, tas ir saprotams.

Iepriekš redzamajā attēlā ir norādītas galvenās atšķirības starp darbplūsmām un procesiem, taču galvenais ir:

A process ir metode, ko izmanto, lai veikt secība aktivitātes .

A darbplūsma ir rīks pieraduši atvieglot šo metodi .

Ja mēs atgriežamies pie piemēra darbinieka uzņemšanai, process sastāv no dažādām darbībām, kas jāveic, piemēram:

• Aizpildīti papīri
• Darbstacijas uzstādīšana
• Apmācība

Darbplūsmā šīs darbības ir attēlotas skaidrā struktūrā, lai diagrammā vai kontrolsarakstā būtu viegli vizualizēt darāmo.

Darbplūsmas labākā prakse

Lai izveidotu efektīvu darbplūsmu, jums jāatbild uz trim svarīgiem jautājumiem:

• Kādi konkrēti darbi ir jāveic?
• Kurš ir atbildīgs par katru darbu?
• Cik daudz laika prasīs katrs uzdevums?

Atbildot uz šiem jautājumiem un strukturējot atbildes diagrammā vai procesā, jūs iegūstat darbplūsmu.

Novērtējot veicamo darbu, varat pārvaldīt, cik optimāli tas tiek izpildīts. Pretējā gadījumā jums nav ne mazākās nojausmas, kas notiek vai kur ir jūsu komandas darbības sašaurinājums.

Darbplūsmas posmi

Darbplūsmas izveide sastāv no 5 posmiem:

1. Nosakiet veicamos uzdevumus
2. Nosakiet, kurš ir atbildīgs par šiem uzdevumiem
3. Sakārtojiet uzdevumus secībā
4. Pārbaudiet darbplūsmu
5. Pārskatiet un atkārtojiet

Ir svarīgi pastāvīgi uzlabot darbplūsmas. Veicot šos mazos pielāgojumus, jūsu darbplūsmā tiks iekļauti tikai visnepieciešamākie un jaunākie uzdevumi, un jums nevajadzēs tērēt laiku lielam kapitālremontam.

3 darbplūsmas pamatkomponenti

Lai gan uzdevumu skaits katrā darbplūsmā var atšķirties no 8 līdz 80, katra darbplūsma sastāv no 3 pamatkomponentiem:

Aktivizētājs:Notikums, kas sāk darbplūsmu. Tā var būt darbība, lēmums, konkrēts laiks vai atbilde uz kaut ko.Uzdevumu sērija/darbs:Tas ietver visus darbplūsmā iesaistītos uzdevumus, cilvēkus un rezultātus.Rezultāti:Ko rada darbplūsma. Rezultāts vai iznākums var būt kaut kas taustāms, piemēram, pakalpojuma iegāde, vai abstraktāks, piemēram, piekļuve noteiktai informācijai.

Uzdevumu sērija aizņems lielāko daļu darbplūsmas, taču vienlīdz svarīgi ir gan aktivizētājs, gan rezultāti. Ja nezināt, kur jūsu procesam vajadzētu sākt un pabeigt, jūsu darbplūsma būs diezgan bezjēdzīga.

Darbplūsmu veidi

Tā kā vienmēr vislabāk ir darīt lietas trīs, ir trīs galvenie darbplūsmas veidi, ar kuriem jūs saskarsities:

• Projekta darbplūsmas
• Vienkāršas procesu darbplūsmas
• Nosacīta procesa darbplūsma

Dažkārt var būt sarežģīti izdomāt precīzu atšķirību starp šiem veidiem, taču, tāpat kā jebkurā gadījumā, jums ir jāpārliecinās, vai izmantojat šim darbam pareizo rīku.

Projekta darbplūsmas ir visvienkāršākais veids. Parasti tās ir vienreizējas darbplūsmas, kas paredzētas, lai projekts tiktu virzīts uz pareizā ceļa, lai nodevumi tiktu nodrošināti laikā, atbildība būtu skaidra un jūsu komandai nebūtu nekādu šķēršļu.

Iespējams, varēsit atkārtoti izmantot projekta darbplūsmas daļas. Piemēram, satura komanda izveido vairākas satura daļas.

Katrs no tiem ir neliels projekts. Atkarībā no dažādiem faktoriem precīzās darbības ne vienmēr ir vienādas. Kopš kopējā procesa ir , tomēr mēs varam atkārtoti izmantot satura izveides darbplūsmu tādām lietām kā izpēte, atsauksmes un attēlu pieprasījumi.

Tālāk jums ir vienkārša procesa darbplūsma . Šāda veida darbplūsma aptver visus jūsu paredzamos, atkārtojamos uzdevumus. Rēķina nosūtīšana vai brīvā laika apstiprināšana ir vienkārša procesa darbplūsma.

Neatkarīgi no tā: nekas nemainās. Darbplūsma notiek tieši tādā pašā laikā tieši tādā pašā veidā katru reizi, kad darbplūsma tiek izpildīta.

Vienkārši.

Visbeidzot, ir nosacītā procesa darbplūsma . Šajās darbplūsmās tiek izmantota forma ja tad loģika procesa strukturēšanai.

Tas ir darbplūsmu romāns Izvēlies savu piedzīvojumu: ja vēlaties izpētīt cietumu, pārejiet uz 13. uzdevumu. Ja vēlaties izpētīt pilsētu, pārejiet uz 22. uzdevumu.

Vietnē Process Street mēs to dēvējam par nosacīto loģiku, kas vienā darbplūsmā rada sazarojumus. Tas ir lieliski, jo tas nozīmē, ka tādām lietām kā iekāpšana vai palīdzības biļetes jums ir nepieciešama tikai viena darbplūsma vairākām situācijām.

Algu apstrādātāju klientu iekļaušanas darbplūsma ir lielisks piemērs tam, ko tieši nosacītā loģika var darīt:

Kā algu apstrādātāji izmanto Process Street nosacījumu loģiku klientu iesaistīšanai

Darbplūsmas optimizācija

Pirms neilga laika es uzgāju ziņu vietnē LinkedIn, kurā tika runāts par biznesa modes vārdiem un žargonu. Šie modes vārdi tika iedalīti divos veidos:

• Pārāk neskaidri, lai to aprakstītu citādi (domājiet par dinamiku un tās grupām)
• Tik acīmredzami, ka tie nebija jāsaka (novatoriski, uz klientu orientēti utt.)

Optimizācija ir nedaudz līdzīga šiem modes vārdiem. Mēs visi zinām, ko vārdnīcā nozīmē optimizēt. Mēs visi zinām, ka tā ir laba lieta. Lietas vienmēr ir labākas, ja tās ir optimizētas.

Bet ko nozīmē optimizācija saistībā ar darbplūsmu? Kas ir optimizēta darbplūsma un kā to panākt?

Pastāvīgu uzlabošanu

Darbplūsmas izveide ir tikai pirmais solis. Bez pienācīgas uzmanības darbplūsmas var viegli iestrēgt neefektivitātes un lieku uzdevumu dēļ.

Šeit parādās nepārtraukti uzlabojumi. Periodiski pārbaudot darbplūsmas, varat pārliecināties, ka tās ir aktuālas un atbilst jūsu vajadzībām. Pēc tam varat izlemt, vai ir jāveic pakāpeniskas vai būtiskas izmaiņas savos procesos un to, kā darbojas jūsu darbplūsmas.

Pakāpeniskas izmaiņas būtībā ir tādas, kā tās izklausās: nelieli pielāgojumi un uzlabojumi, ko veicat, kad un kad ar tām saskaraties.

Revolucionāras izmaiņas ir lielas izmaiņas, ko parasti veic grupas pārskatīšana un lēmumu pieņemšanas process. Lai gan, iespējams, diezgan bieži veicat pakāpeniskas izmaiņas, ja novērojat, ka veicat pārsvarā revolucionāras izmaiņas, jums ir jāpārvērtē sava darbplūsma (un, iespējams, pat process).

Six Sigma , DMAIC , lean un kaizen ir patiešām noderīgi rīki nepārtrauktu uzlabojumu ieviešanai.

Darbplūsmas automatizācija

Automatizācija ir darbplūsmas raison d’être.

Darbplūsmas veic visus šos mežonīgos, intuitīvos procesus un ievieš tajos kārtību. Taču tas nenozīmē, ka automatizācija ir iebūvēta darbplūsmā vai pat to, ka katrai darbplūsmai ir nepieciešama automatizācija.

Vēl apjucis?.

Darbplūsmas automatizācija ir identificēšana, kuras procesa daļas var paveikt bez lielas vai jebkādas cilvēka iesaistes.

Daži to lietu piemēri, ko varētu automatizēt, ir:

• Standartizēta sveiciena e-pasta sūtīšana
• Datu pārsūtīšana uz izklājlapu
• Notikuma pievienošana kalendāram
• Maksājuma apstrāde

Tie visi ir atkārtoti uzdevumi, kas paši par sevi var aizņemt tikai dažas minūtes, taču šīs minūtes summējas.

Turklāt, jo lielāka ir cilvēka kļūdas iespēja. Padomājiet par to: jums priekšā ir vairākas stundas datu ievades. Vienkārši sēdēju un visu dienu liku skaitļus kolonnās, un vislielākā sajūsma bija, kad Tonijs tajā rītā ieradās ar virtuļiem.

Jūs sākat ar labiem nodomiem, bet kurā brīdī sākat darboties autopilotā? Kurā brīdī jūs nejauši sasniedzat papildu nulli un galu galā iekasējat no klienta USD 5000, nevis USD 500? Vai otrādi? Viņi abi ir slikti.

Tāpēc jūs automatizējat.

Kad esat identificējis automatizējamos uzdevumus, ieviešana ir diezgan vienkārša. Izmantojot programmatūru, piemēram, Zapier, varat iestatīt integrāciju, lai saistītu aktivizētāju vienā lietotnē ar rezultātu citā lietotnē.

Jūs ievadāt datus vienreiz. Tas tiek nosūtīts uz visām vietām, kur tam jābūt. Jums ir pilnīga precizitāte visos kanālos, un tas maksā tikai laiku, kas nepieciešams, lai noklikšķinātu uz pogas.

Darbplūsmas priekšrocības

Darbplūsmas samazina atkritumu daudzumu. Izniekots laiks, izniekotas pūles, izniekoti resursi.

Plānojot procesus, jūs varēsit noteikt, kur jums ir vājās vietas un lieki uzdevumi. Tiklīdz jūs zināt, kur tie atrodas, varat tos novērst. Tad jūs un jūsu komanda varat koncentrēties uz nepieciešamajiem uzdevumiem.

Darbplūsmas ir lieliski piemērotas arī saziņai, atbildībai un pārredzamībai. Darbplūsmā ir skaidri jānorāda, kurš par ko ir atbildīgs un kad ir jāpabeidz nodevums. Jums nav jāpārvalda sava komanda. Jūsu komandai nav jābūt mikropārvaldīšanai. Visi ir laimīgāki.

Tā kā katrs procesa aspekts tiek dokumentēts darbplūsmā, ikvienam komandas dalībniekam ir vajadzīgā informācija, kad tā ir nepieciešama. Komunikācijas traucējumu samazināšana uzlabo produktivitāti un padara jūsu komandu daudz mazāk neapmierinātas ar saviem uzdevumiem un vienam otru.

Darbplūsmas izaicinājumi

Darbplūsmām nepieciešama pastāvīga uzmanība. Jūs nevarat to vienkārši izveidot un gaidīt, ka tas darbosies perfekti mūžīgi. Jums tas ir jāuztur.

Darbplūsmas uzturēšana var būt laikietilpīga un sarežģīta – īpaši ja neesat praktizējis savus pastāvīgās uzlabošanas principus.

Bet regulāras apkopes neievērošana rada nopietnas problēmas:

• Neprecīzi laika/izmaksu aprēķini
• Komunikācijas kļūdas
• Svarīgu soļu izlaišana vai aizmiršana
• Apstiprinājumi ir piemēroti bez pārbaudes — vai nepiemēroti, kad nepieciešams
• Dārgi šķēršļi

Padomājiet par tādu darbplūsmu kā automašīna. Automašīnas ir patiešām noderīgas un efektīvas. Braucot, nevis ejot, parasti varat paveikt vairāk īsākā laikā.

viedās lapas pieteikšanās

Turklāt jums nav jānēsā viss.

Bet automašīnām ir nepieciešamas pārbaudes. Dažas ir mazas – jaunas riepas, eļļas maiņa, izmešu testi utt. Dažreiz jums ir jāiegulda nedaudz vairāk – piemēram, jauns starteris vai ventilatora siksna. Šīs lietas pašas par sevi nav īpaši svarīgas.

Tomēr, ja kādreiz esat bijis pārāk ilgi bez eļļas maiņas, jūs precīzi zināt, cik svarīga var būt regulāra apkope.

Darbplūsmas programmatūras rīki un piegādātāji

Ja izmantojat Google darbplūsmu (to, protams, arī darījāt), jūs redzēsit, cik daudz darbplūsmas programmatūras veidu ir pieejams. Kad jūs tikko sākat darbu ar darbplūsmām — kas jūs esat –, ir grūti precīzi noteikt, kura no tām piedāvā tieši to, kas jums nepieciešams par vislabāko cenu.

Tātad, šeit ir daži no mūsu iecienītākajiem darbplūsmas veidošanas rīkiem:

Airtable tā mēs turamies organizēti. Ar Airtable varat iestatīt personalizētus skatus, pielāgotas kanban dēļus un automatizēt visu, sākot no ieraksta izveides līdz e-pasta sūtīšanai.

ES skatos ir ideāls rīks darbplūsmas izklāstam. ES skatos darbojas kā sadarbības tāfele, kurā visa jūsu komanda — neatkarīgi no tā, vai tā ir attālināta vai klātienē — var strādāt kopā, lai izveidotu vajadzīgo objektu.

Atslābums ir universāls ziņojumapmaiņas centrs gandrīz katrai komandai. Un kāpēc gan ne? Atslābums integrējas gandrīz visās lietotnēs, ar kurām strādājat. Varat iesaistīties sarunās, ierakstīt videoklipus un koplietot failus ar visiem savas komandas locekļiem vai tikai ar vienu. Un tur ir GIF. Kuram gan nepatīk labs GIF?

Procesu iela. Jūs zinājāt, ka tas tuvojas, vai ne? Process Street darbplūsmas ir centrālais kodols visam, ko mēs darām. PTO pieprasījumi, uzņemšana, palīdzības dienests, šīs lapas izveide... Viss darīts, izmantojot darbplūsmu. Un, izmantojot Zapier vai mūsu pirmās puses automatizāciju, visas šīs darbplūsmas var savienot ar Slack, Airtable un pārējo mūsu programmatūras komplektu.

Kā izskatās darbplūsma?

Šis ir procesa izklāsts:

Konkrēti, tas ir mūsu satura izveides procesa izklāsts. Šī procesa darbplūsmā ir daudz, daudz vairāk darbību, dažādi nosacījuma ceļi un daudz automatizācijas.

Bet šeit tas sākās. Astoņi soļi, lai nokļūtu no uzdevuma sākuma līdz publikācijai.

Ja jūs lūgtu kādam satura komandas loceklim aprakstīt šo procesu, es būtu gatavs derēt, ka tas nebūs tik kodolīgs vai tik konkrēts. Daži soļi tiks izstrādāti, daži tiks izlaisti, un pats apraksts, iespējams, būtu diezgan nelineārs.

Tieši tā darbojas cilvēku smadzenes. Tāpēc pirms darbplūsmas izveides ir svarīgi ieskicēt savu procesu.

Tagad katra no šīm astoņām darbībām kļūst par darbplūsmas sadaļu. Pēc tam mēs sadalām katru soli līdz atsevišķiem uzdevumiem.

Piemēram, pirmajā darbībā Writer saņem uzdevumu, un darbplūsmas uzdevumi izskatās apmēram šādi:

1. Tēma ir izvēlēta (Airtable ieraksts, kas ģenerēts, izmantojot Slack)
2. Iestatīts izpildes datums (pievienots kalendāram, izmantojot Process Street darbplūsmu)
3. Publicēšanas datums iestatīts (pievienots kalendāram, izmantojot darbplūsmu)
4. Redaktors ir piešķirts (ir pieejams ieraksts atjaunināts, izmantojot darbplūsmu)
5. Ir piešķirta dizaina komanda (Airtable ieraksts, kas ģenerēts, izmantojot Airtable)
6. Rakstnieks saņem uzdevumu (paziņojums saņemts pa Slack un Process Street)

Šie seši uzdevumi ir sadalīti vienā darbībā. Tas vienkāršo procesu un nodrošina, ka nekas netiek atstāts malā. Ja nebūtu šīs automatizācijas, būtu ļoti viegli nejauši iestatīt izpildes datumu, bet ne publicēšanas datumu.

Ja šie datumi visiem tiktu ievadīti manuāli, katrs komandas loceklis varētu strādāt pie dažādiem izpildes datumiem, kas varētu radīt lielas vājās vietas.

Kā maksimāli izmantot darbplūsmas

Atcerieties, ka darbplūsma ir rīks. Tas ir noderīgs un daudzpusīgs rīks, taču tas nevar paveikt visu.

Veidojot darbplūsmu, jums ir skaidri jāsaprot process, pie kura strādājat, un rezultāts, ko vēlaties sasniegt. Nosakiet, kurus uzdevumus var automatizēt un kuriem nepieciešama praktiskāka pieeja.

Pats galvenais, turpiniet strādāt pie tā. Laba darbplūsma pastāvīgi mainās, jo jūsu process un jūsu vajadzības pastāvīgi mainīsies. Ja kaut kas jūsu darbplūsmā ir kļuvis lieks vai neatbilstošs, atbrīvojieties no tā. Ja procesam pievienojat jaunu darbību, noteikti pievienojiet to arī savai darbplūsmai.

Labai darbplūsmai darbs ir jāpadara vienkāršāks, nevis sarežģītāks.