Uzņēmums var pilnībā funkcionēt tikai ar pareizu procesu pārvaldību. Bet kāda ir procesa vadības faktiskā definīcija?
Tā kā 2020. gada pandēmijas laikā daudzi uzņēmumi pārgāja uz attālo darbu, liela daļa procesu pārvaldības kļuva arī digitāla. Kamēr darbinieki galu galā atgriezās savos birojos, procesu vadība bija atradusi jaunu mājvietu mākonī.
Ņemot vērā šīs pēkšņās pārmaiņas un interesi pilnveidot procesu pārvaldību, ir vērts padziļināti izpētīt, kas patiesībā ir procesa vadība. Un kā uzņēmumam, kas, godīgi sakot, guva labumu no šīs maiņas, mums ir daudz sakāmā šajā jautājumā.
Šajā rakstā mēs definēsim procesu pārvaldību, runāsim par tās priekšrocībām un izaicinājumiem, kā arī sniegsim padomus, kā to ieviest savā biznesā.
Beigās mēs pat iemetīsim bezmaksas veidni, lai palīdzētu jums sākt darbu.
Procesu vadības definīcija
Labi, kas tad īsti ir procesa vadība?
Procesu vadība jeb biznesa procesu vadība (BPM) ir paņēmiens, ko organizācijas izmanto dažādu biznesa procesu analīzei, optimizēšanai, uzraudzībai un kontrolei.
kā palielināt attēlu un drukāt uz vairākām lapām
Izmantojot BPM, uzņēmumi var:
- Automatizējiet periodiskos procesus, lai tie vienmēr darbotos nevainojami
- Analizējiet pagātnes procesus, lai redzētu, kas notika pareizi un kas nē
- Izsekojiet metriku dažādos procesos
- Veiciet riska analīzi, lai mazinātu nākotnes riskus
- Izmēriet efektivitāti, izmantojot iepriekšējos datus
Kāpēc uztraukties ar procesu vadību?
BPM ir nepieciešams katrai organizācijai, jo tas palīdz labāk izprast jūsu biznesu.
Izmantojot BPM, varat analizēt visus savus biznesa procesus, lai atrastu neefektivitāti un piedāvātu risinājumus to novēršanai un optimizēšanai. Tas padara ikdienas darbības daudz raitāku un uzlabo resursu pārvaldību.
Bet tie ir tikai mazie ieguvumi.
Citas šīs darbības priekšrocības ir milzīgas. Tas ne tikai ietaupa jūsu organizācijas laiku un naudu, bet arī ļauj jūsu uzņēmumam daudz ātrāk reaģēt uz klientu un tirgus prasībām.
Skaidri definētas procesa vadības priekšrocības
Izprotot BPM definīciju, varat to labāk atšķirt no programmu un projektu vadības. Zinot atšķirību starp trīs veidu procesiem, jūs varēsiet tos visus efektīvi izmantot.
kā attālināti piekļūt datoram no Mac
Izmantojot BPM, ir svarīgi atcerēties, ka tas ir paredzēts atkārtotiem procesiem jūsu organizācijā. Tie parasti ir nepārtraukti procesi uzņēmumā, un tiem nav noteikta mērķa, piemēram, darbinieku uzņemšana. Tas ir tā lielākais atšķirības faktors.
Projektu vadība ir konkrēta produkta vai pakalpojuma piegāde. Tam ir skaidrs sākums un beigas. Projekti parasti ir vienreizējas lietas, kas neatkārtojas, un komanda vienlaikus var strādāt tikai pie viena.
Programmas vadība ir kaut kur starp pārējām divām. Tas nodarbojas ar dažādu projektu savstarpējās atkarības pārvaldību. Tāpat kā BPM, programmu vadība parasti turpinās, taču atšķirībā no BPM tā nenodarbojas ar procesiem, kas saistīti ar uzņēmumu kopumā.
Procesu pārvaldības izmantošanas priekšrocības
Procesu vadība ir būtisks jebkuras biznesa darbības aspekts, kura mērķis ir uzlabot efektivitāti, samazināt izmaksas un uzlabot vispārējo veiktspēju. Šeit ir dažas galvenās procesa pārvaldības izmantošanas priekšrocības:
Paaugstināta efektivitāte
Procesu pārvaldības ieviešana ļauj organizācijām racionalizēt savu darbību, novēršot liekos uzdevumus un uzlabojot produktivitāti. Izmantojot skaidri definētus procesus, darbinieki var strādāt efektīvāk, tādējādi ietaupot laiku un izmaksas.
Pastāvīgu uzlabošanu
Izmantojot procesu pārvaldību, uzņēmumi var nepārtraukti uzraudzīt un novērtēt savus procesus, lai noteiktu uzlabojumu jomas. Tas viņiem ļauj veikt nepieciešamos pielāgojumus, optimizēt darbplūsmas un pastāvīgi uzlabot veiktspēju.
Uzlabota klientu apkalpošana
Ar uzlabotu efektivitāti un racionalizētiem procesiem organizācijas var nodrošināt labāku klientu apkalpošanu. Tādus procesus kā pasūtījumu izpilde, sūdzību izskatīšana un klientu iesaistīšana var standartizēt un izpildīt konsekventi, tādējādi uzlabojot atbildes laiku un klientu apmierinātību.
Izmaksu ietaupījumi
Procesu pārvaldība palīdz identificēt vājās vietas, atlaišanu un neefektivitāti, ļaujot uzņēmumiem optimizēt savu resursu sadali un samazināt izmaksas. Izslēdzot nevajadzīgas darbības un automatizējot manuālos procesus, organizācijas var panākt ievērojamus izmaksu ietaupījumus.
Uzlabota lēmumu pieņemšana
Procesu pārvaldība nodrošina uzņēmumiem reāllaika datus un ieskatu to darbībā. Tas viņiem ļauj pieņemt apzinātus lēmumus, pamatojoties uz precīzu informāciju, tādējādi nodrošinot labākus biznesa rezultātus un stratēģisko mērķu sasniegšanu.
Procesu vadības veidi
Procesu pārvaldība var daudz palīdzēt sasniegt jūsu biznesa mērķus, taču jums ir jāpārzina dažādi veidi, lai zinātu, kurš jums ir vislabākais.
Biznesa procesu vadība
Šāda veida procesu pārvaldība ir vērsta uz biznesa procesu un darbplūsmu uzlabošanu dažādos organizācijas departamentos vai funkcijās. Tā mērķis ir optimizēt procesus, uzlabot efektivitāti un saskaņot tos ar stratēģiskajiem mērķiem. Biznesa procesu pārvaldības programmatūra ir lielisks veids, kā palīdzēt izveidot procesu vadības sistēmu.
Projektu vadība
Projektu vadība ietver konkrēta projekta plānošanu, izpildi un uzraudzību, lai sasniegtu konkrētus mērķus noteiktā laika posmā. Tas nodrošina, ka projekti tiek piegādāti laikā, budžeta ietvaros un atbilst vēlamajiem kvalitātes standartiem.
Darbplūsmas vadība
Darbplūsmas pārvaldība ir vērsta uz uzdevumu, darbību un apstiprinājumu koordinēšanu un optimizēšanu noteiktā procesā. Tas nodrošina efektīvu darbu virzīšanu, termiņu ievērošanu un visu nepieciešamo darbību veikšanu.
Programmas vadība
Programmas vadība ietver vairāku saistītu projektu pārvaldību kā koordinētus centienus, lai sasniegtu organizatoriskos mērķus. Tas ietver vairāku projektu plānošanas, izpildes un uzraudzības pārraudzību un to saskaņošanas ar stratēģiskajiem mērķiem nodrošināšanu.
Robotu procesu automatizācija (RPA)
RPA ietver programmatūras robotu vai robotprogrammatūru izmantošanu, lai automatizētu atkārtotus un uz noteikumiem balstītus uzdevumus. Tā mērķis ir uzlabot efektivitāti, precizitāti un ātrumu, samazinot manuālo iejaukšanos un samazinot kļūdas.
Kā izglītot savu komandu par procesu vadības definīciju
Komandas locekļi ir vairāk pakļauti pārmaiņām, nekā daudzi vadītāji mēdz viņiem piešķirt atzinību. Tomēr pārāk bieži BPM saskaras ar noteiktu un aizmirstu attieksmi. Ir ļoti maz izmaiņu.
Kad runa ir par komandas izglītošanu par procesa vadības definīciju, jūsu pieeja ir svarīgāka par definīcijas formulējumu. Pajautājiet sev šo:
- Kāpēc es vēlos, lai mana komanda zinātu procesa vadības definīciju?
- Kā komanda iegūs, zinot definīciju?
- Kādas ir manas cerības no komandas pēc BPM apspriešanas?
- Vai es vēlos manas komandas idejas, vai arī es vienkārši vēlos, lai viņi zinātu, kas vispār ir BPM?
Ja vēlaties, lai jūsu komanda zinātu, kas ir BPM, jūsu pieeja, iespējams, nav īstā.
Jūsu komandas locekļi ir tie, kas katru dienu strādā ar iedibinātiem procesiem, un viņi, iespējams, jau zina, ko varētu uzlabot. Iepazīstinot ar procesu vadību savā komandā, tam vajadzētu būt veidam, kā jūs varat atvērt šo saziņas līniju ar savu komandu.
Viņiem vajadzētu būt ērtiem nākt pie jums ar savām idejām procesu uzlabošanai no šī brīža. Viņu idejas vienmēr ir jāuzklausa.
Definēti biznesa procesu vadības modeļi
Biznesa procesu pārvaldības modelēšana ir organizācijas procesu attēlošana, lai tos varētu analizēt, uzlabot un potenciāli automatizēt.
Visa BPM modeļu ideja ir fiziski attēlot procesu tā, lai tas būtu saprotams ikvienam, kas to aplūko neatkarīgi no tā, vai tas ir inženieris vai ieinteresētās personas. Uztveriet to kā prāta karti.
Procesu vadības modeļu piemēri
Tas, kā jūs veicat biznesa procesu modelēšanu, ir atkarīgs no jums, taču ir daži labi izveidoti modeļi, kas palīdzēs jums sākt darbu.
spektra kabeļa klientu apkalpošana
Plūsmas diagrammas
Iespējams, vispazīstamākie modeļi, blokshēmas ir vienkāršas un viegli izgatavojamas. Izmantojot dažādas formas, kas savienotas ar bultiņām, varat viegli parādīt, kā noteiktas procesa daļas ieplūst citā.
Parasti tie vislabāk darbojas vienkāršiem procesiem vai sarežģītākiem.
Biznesa procesu modelēšanas notācija
Biznesa procesu modelēšanas jēdziens (BPMN) iezīmē biznesa procesus, izmantojot grafisku apzīmējumu. Objektu pārvaldības grupas (OMG) izveidotā BPMN mērķis ir padarīt pat vissarežģītākos biznesa procesus saprotamus ikvienam komandā, sākot no programmatūras izstrādātājiem līdz biznesa analītiķiem.
Jūs faktiski varat uzzināt, kā izveidot BPMN bez maksas OMG vietne ja tas ir modelis, ar kuru vēlaties iet.
Ganta diagrammas
Ganta diagrammas izveidoja amerikāņu mehānikas inženieris Henrijs Gants, un tās pastāv jau vairāk nekā 100 gadus. Šīs diagrammas vislabāk var izmantot procesiem, kas ir jutīgi pret laiku, jo tajās tiek izmantotas joslas, lai izsekotu noteiktu uzdevumu vai projektu termiņiem.
Ganta diagrammas ir secīgas un ļoti viegli saprotamas. Ir labs iemesls, kāpēc tie joprojām tiek plaši izmantoti mūsdienās.
Datu plūsmas diagrammas
Datu plūsmas diagrammas (DFD) ļauj vizualizēt datu straumes. DFD darbojas kā plūsmas diagrammas, taču parasti tiem ir daudz lielāka atslēga, kas palīdz saglabāt dažādas formas un krāsas skaidras un sakārtotas.
Tie palīdz jums redzēt, kā dati plūst procesā un starp procesiem. Tie parasti ir labāki jūsu komandai, nevis ieinteresētajām personām, jo tie var būt nedaudz sarežģīti atkarībā no tā, cik daudz datu tiek pārstāvēts.
straumēšanas video lejupielādētājs
Procesu vadības sistēmas ieviešana
Procesu vadības sistēmas ieviešanai pat atsevišķiem procesiem nav jābūt sarežģītai. Vienkārši izpildiet šīs darbības:
Skaidri definējiet mērķus un uzdevumus
Tas nodrošinās pamatu to kritisko procesu identificēšanai, kuri ir jāpārvalda un jāuzlabo. Nodrošinot saskaņošanu starp procesu vadības sistēmu un vispārējo biznesa stratēģiju, organizācijas var noteikt prioritāti saviem centieniem un pieņemt labākus lēmumus attiecībā uz procesu optimizāciju.
Apzīmējiet esošos procesus
Tas ietver katrā procesā iesaistīto darbību, ieguldījumu, rezultātu un ieinteresēto personu dokumentēšanu. Procesu kartēšanas uzdevums sniedz vizuālu darbību secības attēlojumu un palīdz identificēt iespējamos procesu vājās vietas, neefektivitāti un dublējumus.
Nosakiet uzlabošanas iespējas
Tas tiek darīts, novērtējot katra procesa efektivitāti, efektivitāti un veiktspēju. Var definēt galvenos darbības rādītājus (KPI), lai novērtētu procesu panākumus un izsekotu virzībai uz uzlabojumu mērķiem.
Optimizējiet procesus
Procesu var uzlabot, izmantojot dažādas pieejas, piemēram:
- Nevajadzīgu darbību novēršana
- Manuālo uzdevumu automatizācija
- Lomu un pienākumu pārdefinēšana
- Labākās prakses ieviešana no nozares standartiem
Nepārtraukti uzraugot un analizējot procesus, organizācijas var noteikt optimizācijas jomas un ieviest izmaiņas, lai palielinātu efektivitāti.
Izaicinājumi, ieviešot jaunu procesu vadības sistēmu
Jaunas procesu vadības sistēmas ieviešana var būt saistīta ar pienācīgu izaicinājumu daļu. Šeit ir daži no izplatītākajiem šķēršļiem, ar kuriem organizācijas var saskarties šī procesa laikā.
Izturība pret pārmaiņām
Lai ieviestu jaunu procesu vadības sistēmu, bieži vien ir jāmaina domāšanas veids un jāmaina izveidotās darbplūsmas. Pretestību pārmaiņām var radīt darbinieki, kuri ir pieraduši pie esošajiem procesiem un var vilcināties pieņemt jaunus darba veidus.
Iepirkšanās trūkums
Veiksmīga procesa vadības sistēmas ieviešana ir atkarīga no galveno ieinteresēto pušu atbalsta un dalības. Ja lēmumu pieņēmēji un vadītāji pilnībā neizprot ieguvumus vai neredz sistēmas vērtību, var būt grūti iegūt nepieciešamo atbalstu un resursus.
microsoft office bez maksas
Ierobežoti resursi
Jaunas sistēmas ieviešana prasa ieguldījumus tehnoloģijā, apmācībā un resursos. Ierobežots budžets vai resursu ierobežojumi var radīt problēmas saistībā ar nepieciešamo rīku iegādi un īsto cilvēku piešķiršanu ieviešanas procesa virzīšanai.
Datu vadība
Procesu vadības sistēmas ieviešana bieži ietver liela datu apjoma vākšanu un analīzi. Šo datu efektīva pārvaldība un organizēšana var būt izaicinājums, īpaši, ja organizācijās nav ieviesti efektīvi datu pārvaldības procesi.
Integrācija ar esošajām sistēmām
Iespējams, ka organizācijām jau ir izveidotas sistēmas un rīki, un jaunās procesu vadības sistēmas integrēšana ar šīm esošajām sistēmām var būt sarežģīts uzdevums. Nevainojamas integrācijas un vienmērīgas datu plūsmas nodrošināšana starp dažādām sistēmām var radīt problēmas.
Procesu pārvaldības veidnes
Apskatiet mūsu emuāra ziņu par būtiskiem personāla komandu procesiem. Dažreiz labāk ir vispirms ieviest BPM HR komandās, un šajā ziņā ir 60 bezmaksas veidnes, ko jūsu komanda var izmēģināt.
Ja jums ir grūti izlemt, kuru izmēģināt vispirms, iesaku šo:
Rādīt darbplūsmu Jauna nomas iestāšanās procesa veidne Noklikšķiniet šeit, lai pievienotu šo darbplūsmu savai bezmaksas Process Street konts .Kā optimizēt savu procesu vadības sistēmu
Procesu vadības sistēmas optimizēšana ir saistīta ar nepārtrauktas uzlabošanas sistēmas izveidi.
Nepārtraukta uzlabošana nozīmē nekad nesamierināties. Nav “Tas darbojas lieliski, atstāsim to kā ir, bet drīzāk attieksme: “Tas darbojas lieliski, bet vai ir kāds veids, kā to padarīt vēl labāku?
Mums ir viss emuāra ieraksts ar padomiem par lietošanu nepārtraukti uzlabojumi procesu optimizēšanai ja vēlaties uzzināt vairāk.
