Olivers Pētersons, 2022. gada 6. jūlijs, biznesa operācijas Nepārtraukta uzlabošana bez datu vākšanas ir kā braukšana apvidū bez zīmēm vai kartes.
Datu apkopošana ir ļoti svarīga, lai veiktu uzlabojumus, jo bez tās nav reālu pierādījumu par pastāvošām problēmām.
Kāpēc jūs veicat uzlabojumus? Vai tā tiešām ir problēma, vai arī jūs vienkārši izkropļo šī brīža vilšanās?
Jā, jūsu neapmierinātība var sniegt jums norādes par to, kas ir galvenā problēma, taču paļaušanās tikai uz jūtām nedos precīzus rezultātus ilgtermiņā.
Šeit var palīdzēt datu vākšana. Mūsu Analytics funkciju var izmantot, lai radītu objektīvu, objektīvu priekšstatu par jebkura procesa pašreizējo stāvokli un palīdzētu izcelt iespējamās jomas, kuras varētu uzlabot.
Tātad, sāksim ar mūsu 5 nepārtrauktiem procesa optimizācijas uzlabošanas soļiem:
- 1. darbība: nosakiet procesu, kas jāuzlabo
- 2. darbība. Novērtējiet efektivitāti un nosakiet uzlabojumus
- 3. darbība. Ieviesiet procesa uzlabojumus
- 4. darbība: pārbaudiet un izsekojiet atjaunināto procesu
- 5. darbība: optimizējiet procesu, izmantojot automatizāciju
1. darbība: nosakiet procesu, kas jāuzlabo
Neviens process nav ideāls, taču ir daži, kas var pastāvīgi radīt problēmas. Šeit jums vajadzētu sākt.
Pierakstiet procesu, kas visbiežāk tērē jūsu un jūsu komandas laiku un resursus.
Tad jums būs pilnībā jāsaprot šis process, atbildot uz šādiem jautājumiem:
- Kāds ir procesa mērķis?
- Kad tas sākas un beidzas?
- Kādas ir atsevišķas darbības procesa ietvaros?
- Kuras nodaļas/darbinieki ir iesaistīti?
- Kāda informācija tiek pārnesta starp soļiem?
Atbildēm uz šiem jautājumiem vajadzētu palīdzēt izcelt visus elementus, kas veido procesu, un noskaidrot, kā vislabāk izmantot tā optimizāciju, sākot ar konkrētajiem mērķiem, ko šis process cenšas sasniegt.
Kāpēc jums vajadzētu dokumentēt savus procesus
Pirms mēs turpinām, ir svarīgi sev pajautāt: Cik laba ir mana procesa dokumentācija?
Iespējams, jūs zināt, kuri procesi ir jāatjaunina, taču, ja jums nav skaidras procesa dokumentācijas , nepārtraukta uzlabošana būtībā nav iespējama.
pērkot t rēķinus etrade
Nepārtraukta uzlabošana darbojas tikai tad, ja varat apskatīt, kā kaut kas darbojās iepriekš, un salīdzināt to ar veiktajām izmaiņām. Skaidri rakstīta, pieejama procesa dokumentācija ir labākais veids, kā veicināt pastāvīgus uzlabojumus.
2. darbība. Novērtējiet efektivitāti un nosakiet uzlabojumus
Tagad, kad process ir izstrādāts, ir pienācis laiks novērtēt tā efektivitāti un noteikt, kādi uzlabojumi būtu visoptimālākie.
Sāciet, reģistrējot procesa stiprās un vājās puses. Tas palīdzēs jums saprast, kas darbojas un kas ne, un kur varētu veikt uzlabojumus.
Iespējams, ka daži uzdevumi nemaz nav nepieciešami, lai sasniegtu galīgo mērķi. Ja tomēr saskaraties ar to, apsveriet iespēju konsolidēt dažus no šiem uzdevumiem vai pat pilnībā no tiem atbrīvoties. Vienmēr ir labāk, ja process ir kodolīgs un precīzs, nevis process, kas var būt pārāk sarežģīts vai sajaukts ar to, ko tas cenšas panākt.
3. darbība. Ieviesiet procesa uzlabojumus
Ja jūsu process ir labi dokumentēts vai, vēl labāk, izmantojat procesu pārvaldības programmatūru , šim uzdevumam ir jābūt tikpat vienkāršam kā procesam soli pa solim un izmaiņu veikšanai.
Paraugprakse nepārtrauktai uzlabošanai ir atkārtot jaunu procesa versiju ikreiz, kad veicat izmaiņas. Tas palīdz novērst bojājumus un atvieglo datu izsekošanu un salīdzināšanu starp dažādām procesa versijām, lai jūs varētu precīzi noteikt, vai izmaiņas ir patiesi uzlabojumi.
Vēl viens padoms ir izveidot vienkāršu žurnālu par visām izmaiņām, ko veicat katrā iterācijā, lai būtu vieglāk dalīties zināšanās un nodrošināt, ka visi saprot, kādas izmaiņas ir veicis, kas un kad ir veicis.
4. darbība: pārbaudiet un izsekojiet atjaunināto procesu
Pārbaude ir svarīga, pirmkārt, lai pārliecinātos, ka neesat neko salauzis. Izpildiet procesu, ideālā gadījumā, cik vien iespējams tuvu reālajiem apstākļiem, un pārliecinieties, ka viss darbojas, kā paredzēts.
Apsveriet procesa galīgo mērķi – vai tas joprojām tiek sasniegts?
Kad esat pārliecinājies, ka procesa uzlabojumi ir funkcionāli, varat sākt vākt datus, lai novērtētu izmaiņu panākumus.
Process Street Analytics izmantošana
Spēja skatīt savu procesu, komandas vai klientu veiktspēju ir ļoti svarīga, lai saprastu, vai veiktās izmaiņas patiešām ir efektīvākas.
Tāda informācija kā uzdevuma norise un aktīvās/pabeigtās darbplūsmas darbības var palīdzēt atrast vājās vietas un iegūt priekšstatu par to, kā jūsu komanda reaģē uz izmaiņām.
Noklikšķiniet šeit, lai uzzinātu vairāk par Process Street Analytics funkciju.
5. darbība: optimizējiet procesu, izmantojot automatizāciju
Šajā brīdī jūs būtībā esat pabeidzis. Jūs esat identificējis un ieviesis uzlabojumus, un jums vajadzētu būt iespējai izsekot šīm izmaiņām laika gaitā, lai novērtētu panākumus.
Bet, ja vēlaties veikt papildu darbības un maksimāli izmantot darbplūsmas pārvaldības programmatūru, ir pienācis laiks apsvērt, kurus uzdevumus (ja tādi ir) varētu automatizēt.
Pirmkārt, lai to novērstu, ja izmantojat papīru, jūs gandrīz noteikti pamanīsit efektivitātes pieaugumu, pārejot uz digitālo procesu pārvaldību.
kā Word tekstlodziņā noņemt apmali
Pārējiem, ja pārsūtāt datus starp lietotnēm (piemēram, manuāli pievienojat Dropbox failus Google diskam), jums vajadzētu noskaidrot, vai varat novērst manuālos uzdevumus, izmantojot kādu no mūsu vietējām automatizācijām .
Ir arī vērts apskatīt Zapier , Power Automate un Make.com jo tur ir pieejams ļoti daudz automātikas.
Ko jūs domājāt par mūsu 5 nepārtrauktas uzlabošanas soļiem? Vai jums ir kādi padomi, kurus mēs, iespējams, esam izlaiduši? Paziņojiet mums zemāk esošajos komentāros!
