Kā izveidot darbplūsmu programmā Excel

Microsoft Excel darbplūsmas ir reāla lieta, kas pastāv. Vai jūs zinājāt, ka? Es to nedarīju. Es domāju, ka Excel ir paredzēts tikai diagrammu un grafiku veidošanai, bet tā ir taisnība!

Jūs faktiski varat izveidot darbplūsmas, izmantojot programmu Excel. Un tam arī nav jābūt īpaši sarežģītam. Man likās, ka tas būs šausmīgi grūti, taču pamata darbplūsmu var izveidot, veicot 15 vienkāršas darbības.

Šajā rakstā es sadalīšu Excel darbplūsmas izveides darbības, kā arī to, kā tos izmantot.

Mēs arī apspriedīsim, vai Excel darbplūsmas patiešām ir modernas mūsdienu darbplūsmas pasaulē, un apskatīsim dažas lieliskas alternatīvas.

Ejam!

Kas ir darbplūsma?

Lai sāktu, atgriezīsimies pie pamatiem un noskaidrosim, kas patiesībā ir darbplūsma.

Darbplūsma ir savstarpēji saistītu darbību vai uzdevumu secība, kas nepieciešama noteikta procesa pabeigšanai vai noteikta mērķa sasniegšanai. Tas atspoguļo darbību, informācijas un resursu plūsmu organizācijā vai indivīda darba vidē.

Darbplūsmas ir paredzētas, lai racionalizētu un automatizētu atkārtotus vai sarežģītus uzdevumus, nodrošinot, ka darbs norit efektīvi un konsekventi. Tie nodrošina strukturētu sistēmu, kas nosaka kārtību, atkarības un mijiedarbību starp dažādām procesā iesaistītajām darbībām.

Darbplūsmas var būt manuālas vai automatizētas atkarībā no sarežģītības un rīku vai programmatūras pieejamības procesa atbalstam. Automatizācijas rīki, tostarp programmatūras lietojumprogrammas vai darbplūsmas pārvaldības sistēmas, var palīdzēt automatizēt un racionalizēt uzdevumus, samazinot manuālo piepūli un cilvēku kļūdas.

Kā izveidot darbplūsmu programmā Excel

Darbplūsmu izveide programmā Excel nav tik vienkārša kā darbplūsmas programmatūras izmantošana, jo tā nebija paredzēta kā darbplūsmas rīks, tas ir izklājlapu rīks. Tomēr joprojām ir veidi tu vari uztaisīt un pat automatizēt darbplūsmas, izmantojot programmu Excel, tāpēc aplūkosim procesu soli pa solim.

kā attālināti pāriet uz Raspberry Pi no Windows

1. darbība: nosakiet darbplūsmu

Nosakiet konkrēto procesu vai uzdevumu, kuru vēlaties racionalizēt, izmantojot Excel . Tas var būt jebkas, sākot no datu ievades un analīzes līdz projektu vadībai vai krājumu izsekošanas.

2. darbība: definējiet ieejas un izejas

Identificējiet ievades datus (datus, veidlapas vai citus resursus), kas nepieciešami darbplūsmas uzsākšanai, un vēlamos rezultātus (pārskatus, aprēķinus vai paziņojumus), ko sagaidāt no procesa.

3. darbība: plānojiet darbības

Sadaliet darbplūsmu atsevišķos posmos vai posmos. Apsveriet katra soļa secību un atkarības. Sarežģītām darbplūsmām, iespējams, būs jāizmanto blokshēmas vai diagrammas, lai vizualizētu procesu.

4. darbība: izveidojiet darblapas

Atveriet jaunu Excel darbgrāmatu un izveidojiet darblapas katram darbplūsmas posmam. Nosauciet katru darblapu aprakstoši, lai attēlotu tās mērķi.

5. solis: noformējiet datu ievades veidlapas

Ja jūsu darbplūsma ietver 6. darbību: ievadiet datus

Sāciet ievadīt datus attiecīgajās darblapās vai veidlapās. Atkarībā no darbplūsmas, iespējams, būs jāievada dati manuāli vai jāimportē no ārējiem avotiem.

7. darbība. Izmantojiet formulas un funkcijas

Izmantojiet Excel formulas un funkcijas, lai automatizētu aprēķinus, manipulācijas ar datiem un datu analīzi. Izmantojiet tādas funkcijas kā

• SUMMA
• VIDĒJS
• JA
• VLOOKUP

veikt aprēķinus un ģenerēt vēlamos rezultātus.

8. darbība: lietojiet formatējumu un nosacījumu formatējumu

Formatējiet savus datus atbilstoši, lai uzlabotu lasāmību. Izmantojiet nosacījumu formatējumu, lai izceltu konkrētus apstākļus vai modeļus savos datos.

9. darbība. Izveidojiet vizualizācijas

Excel piedāvājumi dažādu veidu diagrammas, lai vizuāli attēlotu jūsu datus. Ģenerējiet diagrammas vai diagrammas, lai apkopotu un pieejamākā veidā parādītu galveno informāciju.

Atcerieties, ka Excel darbplūsmas var būt no vienkāršas līdz sarežģītas. Sāciet ar vienkāršu procesu un pakāpeniski palieliniet sarežģītību, iepazīstoties ar Excel līdzekļiem un iespējām. Ir pat daži veidnes, kuras varat pārbaudīt !

Excel darbplūsmas lietošanas gadījumi

Excel ir daudzpusīgs rīks, ko var izmantot dažādiem darbplūsmas lietošanas gadījumiem dažādās nozarēs un funkcijās. Tālāk ir norādīti pieci izplatīti lietošanas gadījumi, kad Excel darbplūsmas var ievērojami uzlabot efektivitāti un racionalizēt procesus.

Datu ievade un analīze

Excel tiek plaši izmantots datu ievades un analīzes uzdevumiem, veidojot strukturētas datu ievades veidlapas, piemērojot datu validāciju un izmantojot formulas un funkcijas. Varat automatizēt aprēķinus, veikt datu analīzi un ģenerēt atskaites.

Projektu vadība

Excel ir vērtīgs projektu pārvaldības rīks, kas ļauj plānot, izsekot progresam un pārvaldīt ar projektu saistītus datus. Varat izveidot Ganta diagrammas, uzdevumu sarakstus un laika grafikus, lai vizualizētu projektu grafikus.

Tam ir nosacīts formatējums, ko var izmantot, lai izceltu atskaites punktus, termiņus un kritiskos ceļus. Integrējot projekta datus ar formulām un funkcijām, varat automatizēt aprēķinus, pārraudzīt resursu piešķiršanu un izsekot projekta izdevumiem.

Budžeta sastādīšana un finanšu plānošana

Excel parasti izmanto budžeta veidošanai un finanšu plānošanas darbplūsmām. Varat izveidot visaptverošas budžeta veidnes, izsekot izdevumiem, prognozēt ieņēmumus un aprēķināt finanšu rādītājus.

Tā iebūvētās funkcijas, piemēram, SUM, AVERAGE un IF, ļauj veikt aprēķinus un analizēt finanšu datus. Saistot darblapas un izmantojot Excel datu validāciju, varat nodrošināt precīzu un konsekventu finanšu plānošanu.

Krājumu vadība

Krājumu pārvaldības darbplūsmās varat izsekot un pārvaldīt krājumu līmeņus, krājumu kustības un pārkārtošanas punktus. Nosacītā formatēšanas funkcija var izcelt zemu krājumu līmeni vai gaidāmos pārkārtošanas datumus. Izmantojot formulas un funkcijas, varat automatizēt krājumu aprēķinus, piemēram, pārkārtot daudzumu un kopējo krājumu novērtēšanu.

Cilvēku resursi

Programma Excel ir vērtīga cilvēkresursu (HR) darbplūsmām, tostarp darbinieku datu pārvaldībai, apmeklējumu uzskaitei, darbinieku uzņemšanai un veiktspējas novērtēšanai. To var izmantot, lai izveidotu darbinieku datubāzes, reģistrētu personas datus, izsekotu atvaļinājumus un aprēķinātu algas.

Izmantojot formulas un funkcijas, varat automatizēt apmeklējuma aprēķinus, ģenerēt atskaites un veikt HR analīzi. Nosacītu formatējumu var izmantot, lai identificētu novēlotus novērtējumus vai apmācības prasības.

Excel darbplūsmas funkcijas

Tālāk ir sniegts dažu Excel funkciju sadalījums, ko mēs jau redzējām lietošanas gadījumos, kā arī dažas citas patiešām noderīgas funkcijas:

Datu ievade un validācija

Excel nodrošina lietotājam draudzīgu saskarni datu ievadei. Varat izveidot pielāgotas datu ievades veidlapas, izmantojot Excel līdzekļus, piemēram, datu validāciju, nolaižamos sarakstus un ievades ierobežojumus. Tas nodrošina, ka darbgrāmatā ievadītie dati atbilst īpašiem noteikumiem vai atbilst iepriekš noteiktiem kritērijiem.

Aprēķini un formulas

Varat izmantot formulas, lai veiktu pamata aritmētiskās darbības, apkopotu datus, veiktu nosacījumu aprēķinus un veiktu citas darbības. Šos aprēķinus var iegult jūsu darbplūsmā, lai ģenerētu rezultātus un racionalizētu procesus.

Nosacījuma formatējums

Nosacījuma formatējums ļauj izcelt konkrētus nosacījumus vai modeļus savos datos. Iestatot kārtulas, varat automātiski formatēt šūnas, pamatojoties uz jūsu definētajiem kritērijiem.

Tas var būt noderīgi, lai vizuāli identificētu svarīgus datus, kļūdas vai tendences, tādējādi atvieglojot informācijas analīzi un interpretāciju.

Datu analīze

Ir dažādi datu analīzes rīki, piemēram, PivotTables, Power Query un Power Pivot, kas ļauj efektīvi analizēt un pārveidot lielas datu kopas. Šie rīki var palīdzēt filtrēt, kārtot, grupēt un apkopot datus, lai iegūtu jēgpilnu ieskatu.

Nosacītā loģika un automatizācija

Nosacītās loģiskās funkcijas un līdzekļi, piemēram, IF priekšraksti, ligzdotās funkcijas un makro, ļauj automatizēt procesus un izveidot lēmumu pieņemšanas darbplūsmas.

Iestatot nosacījumu loģiku, varat norādīt Excel veikt dažādas darbības, pamatojoties uz konkrētiem nosacījumiem. Makro, kas izveidoti, izmantojot VBA, ļauj automatizēt atkārtotus uzdevumus un veikt virkni darbību ar vienu klikšķi.

Kāpēc Excel nav labākā vieta darbplūsmu izveidei

Lai gan Excel var būt noderīgs rīks noteiktām darbplūsmām, pastāv ierobežojumi, kuru dēļ tā var būt mazāk piemērota sarežģītām vai mērogojamām darbplūsmām. Tālāk ir minēti daži iemesli, kāpēc noteiktos scenārijos programma Excel var nebūt labākā izvēle darbplūsmām.

Ierobežota mērogojamība

Programmas Excel mērogojamību ierobežo datu lielums un sarežģītība, kā arī to lietotāju skaits, kuri piekļūst darbgrāmatai.

Lielas datu kopas vai darbplūsmas, kas ietver plašus aprēķinus, var izraisīt veiktspējas problēmas un palēnināt lietojumprogrammas darbību. Pieaugot darbplūsmas sarežģītībai un lietotāju skaitam, programma Excel var kļūt mazāk efektīva un vairāk pakļauta kļūdām.

Reāllaika sadarbības trūkums

Lai gan programma Excel piedāvā sadarbības līdzekļus, piemēram, koplietojamas darbgrāmatas un izsekošanas izmaiņas, tā nav paredzēta sadarbībai reāllaikā. Vairāki lietotāji nevar vienlaikus strādāt ar vienu un to pašu Excel darbgrāmatu, un viena lietotāja veiktie atjauninājumi var nebūt uzreiz redzami citiem.

Ierobežota darbplūsmas automatizācija

Programma Excel nodrošina pamata automatizācijas iespējas, izmantojot formulas, funkcijas un makro. Tomēr, lai izveidotu sarežģītas un sarežģītas automatizētas darbplūsmas, var būt nepieciešami uzlaboti rīki vai programmēšanas valodas.

Programmas Excel automatizācijas iespējas var nebūt pietiekamas darbplūsmām, kas ietver sarežģītu nosacījumu loģiku, integrāciju ar ārējām sistēmām vai sarežģītu datu manipulāciju.

Datu integritātes un drošības riski

Excel faili var būt pakļauti datu integritātes problēmām, jo ​​īpaši, ja vairāki lietotāji vienlaikus strādā pie vienas darbgrāmatas.

Vienlaicīga datu rediģēšana, nepareizas formulas atsauces vai nejauša datu dzēšana var izraisīt datu neatbilstības un kļūdas. Turklāt failiem var nebūt stabilu drošības līdzekļu , padarot tos neaizsargātus pret nesankcionētu piekļuvi vai datu pārkāpumiem.

kā pievienot gramatiku ms word

Alternatīvas Excel darbplūsmām

Ja Excel darbplūsmas jums darbojas labi, lieliski! Es neesmu šeit, lai līst jūsu parādē. Jūs darāt visu, kas vislabāk ir jums un jūsu komandai. Ej uz priekšu!

Tomēr, ja esat izmēģinājis Excel darbplūsmas un tās jums nav piemērotas, apsveriet šo alternatīvu: darbplūsmas pārvaldības programmatūru.

Es tam nedaudz pieskāros pirmajā sadaļā, kad mēs definējām darbplūsmas, taču ir vērts to aplūkot nedaudz tuvāk. Excel nebija paredzēts darbplūsmas pārvaldībai. Lai gan tam ir iespēja to izdarīt, tā iestatīšana un uzturēšana var ļoti ātri kļūt ļoti sarežģīta.

Darbplūsmas pārvaldības programmatūra ir izstrādāta, lai padarītu ēku automatizācijas darbplūsmas ātru un vienkāršu. Tie ir daudz lietotājam draudzīgāki, aprīkoti ar daudzām tām pašām funkcijām kā Excel, bet ar mazāku manuālu iestatīšanu, un tie nodrošina sadarbību reāllaikā.
Process Street ir lielisks darbplūsmas rīks, ko varat izmantot Excel vietā, un, ja vēlaties to redzēt darbībā un izjust, cik tas ir atšķirīgs, rezervējiet bezmaksas demonstrāciju! Komandas loceklis ar prieku parādīs, kā tas darbojas un kā tas var uzlabot jūsu darbplūsmas.