Kā izveidot koplietotu kalendāru programmā Microsoft Teams

Koplietojama kalendāra izveide programmā Microsoft Teams ir noderīgs un efektīvs veids, kā uzturēt kārtību. Tas ir vienkārši — tikai dažas vienkāršas darbības! Lūk, kā to iestatīt:

1. Atveriet Teams un dodieties uz komandu vai kanālu, kurā vēlaties iekļaut kalendāru.
2. Augšpusē esošajā ciļņu joslā noklikšķiniet uz ikonas + un pēc tam atlasiet Plānotājs. Tādējādi tiek izveidota jauna cilne Plānotājs.
3. Noklikšķiniet uz cilnes un pēc tam izvēlieties Jauns plāns, lai izveidotu jaunu plānu savam koplietotajam kalendāram. Piešķiriet tai nosaukumu, piemēram, Komandas kalendārs, un pievienojiet visu informāciju.
4. Noklikšķiniet uz trīs punktu izvēlnes ikonas blakus plāna nosaukumam un atlasiet Pievienot uzdevumu. Ievadiet tādu informāciju kā datums, laiks, atrašanās vieta un apraksts. Ja nepieciešams, uzdodiet uzdevumus komandas locekļiem.
5. Mudiniet cilvēkus lejupielādēt un lietot Microsoft Teams lietotni. Pēc tam viņi var piekļūt koplietotajam kalendāram un atjaunināt to, pat atrodoties prom no saviem datoriem.

Microsoft Teams koplietotais kalendārs ikvienam nodrošina centralizētu platformu uzdevumu plānošanai. Reāllaika atjauninājumi nozīmē, ka ikviens ir informēts par svarīgiem notikumiem. Tas veicina sadarbību un ļauj visiem būt informētam.

Izpratne par Microsoft Teams koplietojama kalendāra priekšrocībām

Microsoft Teams koplietotais kalendārs ir spēles mainītājs komandām, kas strādā kopā. Tas uzlabo koordināciju, ļaujot ātrāk plānot uzdevumus. Tas palīdz saziņai, nodrošinot visiem piekļuvi vienai un tai pašai informācijai. Tas notur visus vienā lapā, samazinot konfliktus un uzlabojot produktivitāti.

Kalendārs arī atvieglo sapulču, pasākumu un termiņu organizēšanu. Turklāt tas atvieglo sadarbību starp komandām, ļaujot vairākām komandām koplietot savus kalendārus. Uzdevumu un grafiku organizēšana ir vienkārša, pateicoties tā nodrošinātajam vizuālajam attēlojumam. Tas pat piedāvā papildu funkcijas, piemēram, atgādinājumus un pielāgotus piekļuves līmeņus.

Integrācija ar Outlook un SharePoint padara to par vēl jaudīgāku rīku. Microsoft Teams koplietotais kalendārs radās no nepieciešamības racionalizēt darbplūsmu un sadarbību. Kopš tā laika tas ir kļuvis par būtisku rīku veiksmīgam komandas darbam.

1. darbība. Piekļūstiet kalendāra līdzeklim programmā Microsoft Teams

Piekļuve Kalendāra funkcijai programmā Microsoft Teams ir būtisks solis, lai efektīvi izmantotu platformas sadarbības un organizatoriskās iespējas.

Šeit ir a soli pa solim rokasgrāmata lai piekļūtu Kalendāra līdzeklim programmā Microsoft Teams:

1. Atveriet Microsoft Teams: Savā ierīcē palaidiet lietojumprogrammu Microsoft Teams.
2. Pārejiet uz kalendāru: Kreisajā sānjoslā noklikšķiniet uz kalendāra ikonas. Tādējādi programmā Microsoft Teams tiks atvērts kalendāra līdzeklis.
3. Izpētiet kalendāru: Iepazīstieties ar dažādajiem skatiem un iespējām, kas pieejamas kalendārā. Varat pārslēgties starp dienas, nedēļas, mēneša un dienas kārtības skatiem atbilstoši savām vajadzībām. Turklāt kalendārā varat izveidot jaunus pasākumus, ieplānot sanāksmes un pārvaldīt tikšanās.
4. Kalendāra iestatījumu pielāgošana (neobligāti): Ja jums ir īpašas preferences vai prasības, varat pielāgot kalendāra iestatījumus, noklikšķinot uz zobrata ikonas un atverot izvēlni Iestatījumi. Šeit varat konfigurēt tādas opcijas kā darba laiks, laika josla un paziņojumi.

Ir svarīgi atzīmēt, ka piekļuve Kalendāra līdzeklim programmā Microsoft Teams ir būtiska efektīvai komandas sadarbībai un plānošanai. Izmantojot Kalendāru, komandas var viegli koordinēt un plānot savas aktivitātes, nodrošinot labāku produktivitāti un organizētību.

Patiess fakts: Uzņēmumi un organizācijas visā pasaulē plaši izmanto Microsoft Teams, un 2021. gada oktobrī tajā ir vairāk nekā 115 miljoni aktīvo lietotāju katru dienu. .

Sagatavojieties izpētīt mežonīgo un dīvaino Microsoft Teams pasauli, kurā koplietota kalendāra izveide ir kā noslēpuma atrisināšana, taču bez dramatiskas mūzikas vai detektīvu cepures.

Navigācija Microsoft Teams saskarnē

Piesakieties savā Microsoft Teams konts lai dotos ceļā. Jūs sagaidīs sakārtots jūsu informācijas panelis kanāli, tērzēšana un rīki . Saskarnes kreisajā pusē ir sānjosla ar tādām opcijām kā kalendārs, faili, lietotnes un zvani . Ekrāna augšdaļā ir meklēšanas josla, kas palīdz ātri atrast komandas vai kanālus. Varat pielāgot iestatījumus, piemēram motīvu krāsas un sānjoslas ikonas . Ir arī īsceļi ātrākai navigācijai, piemēram Ctrl+Shift+M piekļuvei kalendāram.

Labākai navigācijai:

1. Piespraudiet svarīgas komandas un kanālus.
2. Izmantojiet paziņojumus, lai saņemtu atjauninājumus par ziņojumiem un pieminējumiem.
3. Izmantojiet tērzēšanas cilnes notiekošām sarunām.
4. Izmantojiet failu koplietošanu un dokumentu koprediģēšanu.

Šie padomi palīdz maksimāli izmantot Microsoft Teams , lai uzlabotu produktivitāti un sadarbību.

Cilnes Kalendārs atrašana un piekļuve tai

1. Dodieties uz galveno Teams saskarni un pārbaudiet kreiso sānjoslu.
2. Ritiniet, līdz atrodat opciju Kalendārs.
3. Noklikšķiniet uz cilnes Kalendārs, lai tai piekļūtu.
4. Kalendāra lapā varat skatīt un pārvaldīt savu grafiku, izveidot pasākumus un uzaicināt komandas dalībniekus.

Ja vēlaties maksimāli izmantot šo funkciju, šeit ir daži ieteikumi:

• Sinhronizējiet savu personīgo kalendāru. Savienojiet Teams kalendāru ar Outlook vai Google kalendāru, lai visas tikšanās būtu vienuviet.
• Pielāgojiet paziņojumu iestatījumus. Pielāgojiet notikumu atgādinājumu vai izmaiņu preferences, lai saņemtu jaunāko informāciju bez pārāk daudz brīdinājumu.
• Izmantojiet koplietošanas iespējas. Kopīgojiet savu kalendāru ar komandas locekļiem vai konkrētiem cilvēkiem, lai saskaņotu grafikus un izvairītos no konfliktiem.

Ievērojot šos padomus, varat efektīvi izmantot Microsoft Teams kalendāra līdzekli, racionalizēt sadarbību un palielināt produktivitāti.

2. darbība. Izveidojiet jaunu koplietotu kalendāru programmā Microsoft Teams

Jauna koplietojama kalendāra izveide programmā Microsoft Teams ir vienkārša 3 soļu process .

1. Pirmkārt, pārejiet uz kalendāra cilni Teams lietotnē.
2. Pēc tam noklikšķiniet uz pogas Jauna sapulce kalendāra lapas augšējā labajā stūrī.
3. Visbeidzot, aizpildiet nepieciešamo informāciju, piemēram, sapulces nosaukumu, sākuma un beigu laiku, un uzaiciniet vajadzīgos komandas dalībniekus.

Veicot šīs darbības, programmā Microsoft Teams varat viegli izveidot koplietotu kalendāru un efektīvi pārvaldīt savas komandas grafiku.

kā pierakstīties Word dokumentā Mac

Pro padoms: Regulāri atjauniniet un paziņojiet par izmaiņām koplietotajā kalendārā, lai nodrošinātu, ka visi atrodas vienā lapā.

Izmantojot Microsoft Teams koplietoto kalendāru, jums nekad vairs nebūs attaisnojuma, lai aizmirstu par svarīgiem jūsu komandas pasākumiem. Ja vien jūs neaizmirsīsit tos pievienot vispirms.

Kalendāra pievienošana jūsu Teams darbvietai

Lai pievienotu kalendāru savai Teams darbvietai, veiciet šīs 3 vienkāršās darbības:

1. Atveriet Microsoft Teams un dodieties uz kreiso sānjoslu.
2. Noklikšķiniet uz elipses (…) blakus komandas nosaukumam.
3. Nolaižamajā izvēlnē izvēlieties Pievienot cilni. Pēc tam izvēlieties Plānotājs, Excel, Website vai SharePoint. Visbeidzot ievadiet informāciju un saglabājiet.

Varat arī pielāgot koplietotā kalendāra iestatījumus. Jūs izlemjat, kas var skatīt vai rediģēt pasākumus, lai jūs varētu ērti sadarboties ar komandas locekļiem. Piešķiriet piekļuvi, pamatojoties uz katras personas lomu.

Lai maksimāli izmantotu savu kopīgoto kalendāru pakalpojumā Teams, šeit ir sniegti daži padomi.

1. Atjauniniet kalendāru ar precīzu informāciju, lai visi būtu sinhroni.
2. Izmantojiet krāsu kodēšanu, lai klasificētu notikumus vai projektus, lai tas būtu viegli saprotams.
3. Iestatiet paziņojumus, lai neviens nepalaistu garām svarīgus termiņus.
4. Lūdziet komandas dalībniekus reģistrēt savus uzdevumus vai atskaites punktus koplietotajā kalendārā.

Ievērojot šos padomus, varat efektīvāk izmantot Microsoft Teams un labāk pārvaldīt koplietoto kalendāru.

Kopīgotā kalendāra nosaukšana un iestatījumu pielāgošana

Runājot par Microsoft Teams koplietotā kalendāra nosaukumu piešķiršanu un iestatījumu pielāgošanu, ir jāveic dažas darbības. Šeit ir ceļvedis, kas jums palīdzēs.

1. Nosaukšana: piešķiriet kalendāram a aprakstošs nosaukums tas ir skaidrs. Neizmantojiet nezināmus akronīmus vai vispārīgus nosaukumus, kas var radīt neskaidrības.
2. Iestatījumi: pēc vārda izvēles, pielāgot iestatījumus . Izpētiet redzamības, atļauju un paziņojumu preferences. Pārliecinieties, vai kalendārs ir redzams visiem komandas dalībniekiem, kuriem nepieciešama piekļuve.
3. Koplietošanas atļaujas: Pārskatiet koplietošanas atļaujas . Izlemiet, kurš var rediģēt un kurš var tikai skatīt. Pielāgojiet iestatījumus, lai kalendārs būtu privāts un novērstu nevēlamas izmaiņas.

Atcerieties, ka Microsoft Teams piedāvā papildu līdzekļus kalendāru pārvaldībai komandās. Izpētiet šīs funkcijas, lai izmantotu visas koplietotā kalendāra iespējas.

Pro padoms: Ja nepieciešams, mainiet kalendāra nosaukumu, lai atspoguļotu projekta progresu. Tādējādi komanda ir saskaņota un informēta.

3. darbība: komandas locekļu uzaicināšana uz koplietoto kalendāru

Komandas dalībnieku uzaicināšana uz Microsoft Teams koplietoto kalendāru

Lai uzaicinātu komandas dalībniekus koplietotajā Microsoft Teams kalendārā, veiciet šīs darbības:

1. Atveriet lietojumprogrammu Microsoft Teams un dodieties uz cilni Kalendārs.
2. Noklikšķiniet uz vajadzīgā datuma un laika, lai koplietotajā kalendārā izveidotu jaunu notikumu.
3. Pasākuma informācijas lapā noklikšķiniet uz opcijas Uzaicināt dalībniekus.
4. Ievadiet to komandas locekļu vārdus vai e-pasta adreses, kurus vēlaties uzaicināt.
5. Noklikšķiniet uz pogas Sūtīt, lai nosūtītu ielūgumu atlasītajiem komandas dalībniekiem.

Nodrošiniet, lai visiem komandas dalībniekiem būtu nepieciešamās atļaujas piekļūt koplietotajam kalendāram, lai sadarbība būtu vienmērīga.

Turklāt ir svarīgi nekavējoties paziņot par visiem koplietotā kalendāra atjauninājumiem vai izmaiņām, lai visi būtu informēti un būtu vienā lapā.

Patiess stāsts: Sārai, projektu vadītājai, programmā Microsoft Teams bija jāizveido koplietots kalendārs, lai efektīvi pārvaldītu savas komandas termiņus un uzdevumus. Uzaicinot komandas dalībniekus kalendārā un regulāri to atjauninot, Sāra varēja pārliecināties, ka visi dalībnieki apzinās savus pienākumus un var atbilstoši plānot savu darbu. Šī racionalizētā pieeja uzlaboja produktivitāti un labāku koordināciju komandā.

Kāpēc jums jārēķinās ar dalībnieku pievienošanu kalendāram, ja varat vienkārši uzaicināt viņus uz savu haotisko dzīvi?

Dalībnieku pievienošana kalendāram

Sen valdīja fiziskie plānotāji un papīra grafiki. Dalībnieku pievienošana koplietotajam kalendāram bija grūta — fizisko kopiju atjaunināšana un manuāla izplatīšana. Taču tehnoloģiju sasniegumi to padarīja vienkāršāku. Tagad ar dažiem klikšķiem var uzaicināt komandas dalībniekus. Plānošana ir ievērojami vienkāršota! Lūk, kā to izdarīt:

1. Pārejiet uz koplietoto kalendāru.
2. Meklējiet iespēju uzaicināt jaunus dalībniekus.
3. Ievadiet e-pasta adreses.
4. Norādiet piekļuves līmeni — skatiet vai rediģējiet notikumus.
5. Nosūtiet ielūgumus un gaidiet, līdz tie pieņems.

Pievienojot kalendāram dalībniekus, tiek veicināta sadarbība. Ikviens var redzēt svarīgus notikumus un termiņus!

Dalībnieku atļauju un redzamības pielāgošana

Lai iestatītu komandas dalībnieku piekļuvi un redzamību, veiciet šīs darbības:

1. Noklikšķiniet uz zobrata ikonas vai opciju izvēlnes, lai ievadītu koplietotā kalendāra iestatījumus.
2. Atrodiet cilni Dalībnieki vai komanda.
3. Atrodiet to personu sarakstu, kurām ir piekļuve.
4. Atlasiet dalībnieku, ko pielāgot.
5. Noklikšķiniet uz viņu vārda, lai atvērtu nolaižamo izvēlni ar tādām opcijām kā Tikai skatīšana, Rediģēšanas piekļuve vai Pilna kontrole, kā arī Publiski vai Privāti redzamības līmeņi.

Tas ir paredzēts, lai nodrošinātu, ka ikvienam ir atbilstošas ​​piekļuves tiesības atbilstoši viņu lomai, un saglabātu sensitīvas informācijas drošību.

Pastāstiet arī savai komandai par visām veiktajām izmaiņām. Tas ir paredzēts, lai nodrošinātu pārredzamību un izvairītos no neskaidrībām.

Manā vecajā darba vietā mums bija kopīgs kalendārs. Mūsu menedžeris to nemanot mainīja savus atļauju iestatījumus. Viņš nevarēja redzēt citu komandas locekļu ierakstus. Tas radīja daudz neskaidrību, un dažas svarīgas sanāksmes tika izlaistas.

Komandas biedrs pamanīja problēmu diskusijas laikā un pastāstīja mūsu menedžerim. Mēs to labojām ar mūsu IT nodaļas palīdzību. Mēs uzzinājām, ka ir svarīgi regulāri pārbaudīt un pielāgot dalībnieku atļaujas un redzamību.

4. darbība. Koplietotā kalendāra pārvaldīšana un atjaunināšana

Koplietota kalendāra pārvaldība un atjaunināšana programmā Microsoft Teams ir būtisks uzdevums, lai komandā nodrošinātu efektīvu sadarbību un plānošanu. Lai nevainojami pārvaldītu un atjauninātu koplietoto kalendāru, veiciet šīs darbības:

1. Piekļūstiet programmai Microsoft Teams un dodieties uz cilni Kalendārs.
2. Atlasiet kopīgoto kalendāru, kuru vēlaties pārvaldīt un atjaunināt.
3. Pievienojiet vai mainiet notikumus, noklikšķinot uz vēlamā laika un ievadot atbilstošo informāciju.
4. Uzaiciniet komandas dalībniekus uz pasākumiem, atlasot opciju Pievienot nepieciešamos dalībniekus un ievadot viņu e-pasta adreses.
5. Iestatiet atgādinājumus par gaidāmajiem pasākumiem, noklikšķinot uz notikuma un izvēloties atbilstošo atgādinājuma opciju.
6. Lai atjauninātu vai veiktu izmaiņas esošajos pasākumos, atlasiet notikumu un mainiet nepieciešamo informāciju.

Veicot šīs darbības, varat efektīvi pārvaldīt un atjaunināt kopīgoto kalendāru, nodrošinot, ka visi komandas locekļi ir informēti par svarīgiem notikumiem un termiņiem.

Atcerieties, ka labi uzturēts koplietots kalendārs var uzlabot sadarbību un produktivitāti jūsu komandā.

Profesionāla padoms: izmantojiet krāsu kodēšanu dažādām notikumu kategorijām vai projekta fāzēm, lai uzlabotu vizualizāciju un organizāciju koplietotajā kalendārā.

Koplietots kalendārs programmā Microsoft Teams: jo sekot līdzi ikviena attaisnojumam sapulču kavēšanai ir mākslas veids.

Pasākumu un tikšanās pievienošana

1. Atveriet koplietoto kalendāru. Piesakieties norādītajā platformā vai lietojumprogrammā. Pārliecinieties, vai jums ir pareizās atļaujas.
2. Noklikšķiniet uz datuma un laika. Izvēlieties konkrētu sava pasākuma vai tikšanās datumu un laiku. Tiek atvērta veidlapa, kurā ievadāt informāciju.
3. Ievadiet pasākuma informāciju. Ievadiet nosaukumu, atrašanās vietu, ilgumu un visas papildu piezīmes. Ja nepieciešams, iestatiet atgādinājumus vai paziņojumus.

Pirms saglabāšanas vai apstiprināšanas noteikti vēlreiz pārbaudiet informāciju. Tāpat pārskatiet un pēc vajadzības atjauniniet koplietoto kalendāru, lai izvairītos no neskaidrībām.

Profesionāla padoms: lai lietotāji regulāri sinhronizētu savus personīgos kalendārus ar koplietoto kalendāru, lai novērstu konfliktus.

Kalendāra ierakstu rediģēšana vai dzēšana

1. Piekļūstiet koplietotajam kalendāram: palaidiet vēlamo kalendāra programmu vai piekļūstiet tai, izmantojot tīmekļa pārlūkprogrammu.
2. Atrodiet ierakstu: atrodiet konkrēto ierakstu, kuru vēlaties rediģēt vai dzēst. Meklējiet pasākuma nosaukumu, datumu un laiku.
3. Rediģēt/Dzēst: noklikšķiniet uz tā un veiciet izmaiņas vai atlasiet to dzēst. Lai apstiprinātu izmaiņas, meklējiet pogu Saglabāt vai Atjaunināt.
4. Ja nepieciešams, neaizmirstiet sazināties ar citiem lietotājiem, pirms veicat izmaiņas, kas ietekmē viņu grafikus.
5. Laika pārvaldība ir ļoti svarīga, ja runa ir par organizētu koplietotu kalendāru. Precīzi atjauninājumi novērš neskaidrības un ļauj visiem sekot līdzi.

Fakts: Pētījums, ko veica Radicati grupa 2019. gadā parādīja, ka bija 2,5 miljardi e-pasta lietotāju visā pasaulē .

Secinājums

Koplietojama kalendāra izveide programmā Microsoft Teams ir lielisks veids, kā sadarboties un uzturēt kārtību. Veiciet dažas vienkāršas darbības, lai iestatītu.

1. Atveriet lietotni Teams un dodieties uz kanālu vai tērzēšanu.
2. Noklikšķiniet uz ikonas “+” un atlasiet Kalendārs.
3. Piešķiriet tai jēgpilnu nosaukumu un noklikšķiniet uz Saglabāt.
4. Pievienojiet notikumus, noklikšķinot uz vēlamā datuma un laika.
5. Norādiet tādas detaļas kā virsraksts, vieta, ilgums, piezīmes un atgādinājumi .
6. Uzaiciniet citus skatīt vai rediģēt kalendāru.
7. Noklikšķiniet uz trim punktiem un atlasiet Pārvaldīt dalībniekus.
8. Ievadiet e-pasta adreses un piešķiriet atļaujas.
9. Tagad sadarbojieties koplietotā kalendārā!

Ikviens pievienotais varēs skatīt notikumus un veikt izmaiņas. Visi atjauninājumi tiks atspoguļoti reāllaikā.

Iedomājieties, ka mārketinga komanda izmanto savu kopīgo kalendāru, lai saskaņotu sapulču grafikus, satura izveidi un kampaņas atskaites punktus. Tas nodrošina vienmērīgu koordināciju un novērš konfliktus. Izmantojot koplietotā kalendāra iespējas, viņi var ievērot termiņus un nodrošināt lieliskus rezultātus.

Padomi un paraugprakses koplietojamo kalendāru izmantošanai programmā Microsoft Teams

Microsoft Teams koplietotie kalendāri var palielināt produktivitāti un sadarbību starp komandām. Izmēģiniet šos padomus un paraugpraksi, lai maksimāli izmantotu šo funkciju.

1. Nodrošiniet, lai visiem komandas locekļiem būtu piekļuve koplietotajam kalendāram, piešķirot pareizās atļaujas. Tādējādi ikviens ir informēts par svarīgiem notikumiem un termiņiem.
2. Iezīmējiet un kategorizējiet notikumus kalendārā, lai komandas dalībnieki varētu viegli redzēt atšķirību starp sanāksmēm, termiņiem un atskaites punktiem.
3. Regulāri atjauniniet koplietoto kalendāru ar izmaiņām un papildinājumiem. Tas novērš neskaidrības un nodrošina, ka visi atrodas vienā lapā.
4. Savienojiet citas lietotnes un rīkus koplietotajam kalendāram, lai nodrošinātu vēl labāku integrāciju. Tas varētu ietvert uzdevumu pārvaldības rīkus, projektu pārvaldības programmatūru vai ārējos kalendārus.

Microsoft Teams nodrošina vairāk līdzekļu un iestatījumu, kas uzlabo koplietotos kalendārus. Sekojiet līdzi jaunumiem un izpētiet šīs funkcijas, lai gūtu maksimālu labumu no savas komandas.

Sāra ir viens lietotājs, kurš guva panākumus, izmantojot koplietotos kalendārus pakalpojumā Teams. Iepriekš viņai bija problēmas ar nokavētu termiņu un pretrunīgām sanāksmēm, taču pēc kopīgas kalendāra sistēmas iestatīšanas pakalpojumā Teams viņas komanda spēja racionalizēt plānošanu un uzlabot koordināciju. Tagad Sāras komanda nekad nenokavē kādu termiņu, un viņi var viegli redzēt viens otra pieejamību. Koplietojamie kalendāri ir pilnībā mainījuši savu darbplūsmu uz labo pusi.